Làm sao áp dụng hiệu quả công nghệ quản trị nhân sự trong doanh nghiệp?

Cách mạng 4.0 đã tạo nên sự thay đổi lớn đối với các Doanh nghiệp nói chung và vấn đề quản trị nhân sự – HR nói riêng. Trong báo cáo “Áp dụng công nghệ Quản trị Nhân sự cho Doanh nghiệp” do VietnamWorks vừa phát hành đã cung cấp cái nhìn toàn diện nhất về ý kiến và những quan tâm của các Doanh nghiệp trong việc áp dụng công nghệ vào quản lý nhân sự.

Sự cần thiết khi được hỏi về nhu cầu áp dụng công nghệ cho quản trị nhân sự: Các nhà tuyển dụng ở Việt Nam hiện nay đã bắt đầu đánh giá cao tầm quan trọng của việc quản trị nhân sự thông qua việc đầu tư các giải pháp công nghệ, đặc biệt trong tình hình dịch COVID-19 hiện nay. Tuy nhiên theo khảo sát của VietnamWorks dành cho Doanh nghiệp trong năm 2021, nhu cầu sử dụng ứng dụng công nghệ HR Tech đối với Doanh nghiệp chỉ nằm ở mức tương đối. 58% trên tổng số Doanh nghiệp trả lời “Không”, chỉ 42% trả lời có nhu cầu áp dụng. Điều này cho thấy phần lớn Doanh nghiệp trong nước hiện nay chỉ chú trọng tập trung vào nguồn lực, việc áp dụng công nghệ trong quản lý nhân sự hiện nay chưa được đánh giá cao đối với các Doanh nghiệp Việt Nam.

Mức độ sẵn sàng đầu tư ngân sách lớn cho công nghệ quản trị nhân sự: 52% Doanh nghiệp tham gia khảo sát trả lời lý do để áp dụng công nghệ vào quản trị nhân sự là theo định hướng từ Hội đồng Quản trị. 36% Doanh nghiệp đồng ý đầu tư ngân sách lớn đến 500 triệu đồng vào việc phát triển công nghệ, 27% đồng ý mức ngân sách từ 50 – 200 triệu đồng, 23% chỉ đồng ý ngân sách dưới 50 triệu đồng. Điều nay cho thấy, các Doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư mức ngân sách cho công nghệ quản trị nhân sự nếu thấy công nghệ thật sự hữu ích.

Có 15%  Doanh nghiệp sử dụng phần mềm nội địa hoặc tự viết phần mềm bởi đội ngũ IT của Doanh nghiệp, 85% sử dụng phần mềm nước ngoài. Bên cạnh đó, 60% Doanh nghiệp trả lời “Có”, 40% trả lời “Không” với câu hỏi Doanh nghiệp có đang sử dụng công ty tư vấn trước khi áp dụng công nghệ hay không. Qua việc việc nhờ tới sự hỗ trợ từ các công ty tư vấn, các Doanh nghiệp cho thấy sự quan tâm nghiêm túc và có lộ trình rõ ràng với việc định hướng và áp dụng công nghệ vào quản trị nhân sự. 

Lựa chọn sử dụng công nghệ quản trị nhân sự cho toàn bộ quy trình: Đa phần những Doanh nghiệp đã định hướng áp dụng công nghệ cho toàn bộ quy trình sẽ chọn dùng các phần mềm từ nước ngoài (66%). Chỉ 34% Doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm nội. 

36% Doanh nghiệp tham gia khảo sát cũng chọn sử dụng công nghệ quản trị nhân sự cho toàn bộ quy trình của công ty. Phần còn lại 64% áp dụng công nghệ vào một vài phần trong quy trình quản trị nhân sự theo mức độ ưu tiên lần lượt là Hệ thống thông tin nhân sự (14%), Quản lý và tính toán ngày công (11%), Phê duyệt nghỉ phép và công tác (10%), Quản lý thời gian làm việc (8%), Trang thông tin nhân sự của nhân viên (7%).

Doanh nghiệp rất coi trọng việc áp dụng công nghệ trong quản trị nhân sự khi áp
dụng cho toàn bộ quy trình. Tuy nhiên, phần lớn Doanh nghiệp trong cuộc khảo sát chỉ áp dụng công nghệ cho một hoặc vài phần của quy trình với những lý do khách quan như chưa có ngân sách cho việc quản lý toàn phần, lo sợ lộ thông tin do chưa đủ tin tưởng về bảo mật của công ty cung cấp phần mềm, do cần thời gian và công sức để làm quen công nghệ từng phần…

Mức độ hài lòng khi sử dụng công nghệ quản trị nhân sự: Doanh nghiệp đã và đang áp dụng công nghệ đa phần cảm thấy hài lòng với 91% đánh giá tích cực, trong đó 22% cho điểm 7, 37% cho điểm 8, 11% cho điểm 9 và 8% cho điểm 10. Chỉ 9% đánh giá bình thường hoặc không thấy hài lòng. Các Doanh nghiệp đạt được những lợi ích to lớn khi sử dụng công nghệ như tăng hiệu quả làm việc của phòng Nhân sự, theo dõi tiến độ công việc, khen thưởng và quản lý toàn diện lực lượng lao động. Công nghệ còn giúp cho Doanh nghiệp giảm được chi phí hoạt động và quản lí, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình, đặc biệt là thông qua những việc cải tiến quy trình, cải tiến sản phẩm dịch vụ và nâng cao năng suất lao động.

Phần mềm nước ngoài có điểm đánh giá mức độ hài lòng trong khoảng 7-10 điểm: Các Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm nội địa có mức độ hài lòng từ 5-9 điểm. Các Doanh nghiệp cho biết giao diện người dùng dễ sử dụng, có hệ thống hỗ trợ 24/7 khi gặp sự cố, giá cả phải chăng là những ưu điểm của phần mềm nội địa.

Nhóm Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ngoại có mức độ hài lòng từ 7-10 điểm. Các Doanh nghiệp cho rằng thời gian lắp đặt ứng dụng ngắn, hiệu suất của ứng dụng và giao diện dễ sử dụng là những ưu điểm của phần mềm ngoại. 

Với các phần mềm nội địa, 27% trên tổng số Doanh nghiệp được khảo sát trả lời rằng, cần phải cải thiện giao diện người dùng cho đơn giản & dễ sử dụng, 25% mong muốn hiệu suất hoạt động của ứng dụng hoặc hệ thống được tốt hơn, 21% thì muốn có hệ thống hỗ trợ 24/7 khi gặp sự cố, 19% muốn giá cả hợp lý và 9% mong muốn rút ngắn thời gian lắp đặt và chuyển giao.

Về các yếu tố cần cải thiện ở phần mềm nước ngoài, 35% trên tổng số Doanh nghiệp được khảo sát trả lời rằng cần phải cải thiện giao diện người dùng cho đơn giản & dễ sử dụng, 26% mong muốn muốn giá cả hợp lý, 21% thì muốn có hệ thống hỗ trợ 24/7 khi gặp sự cố, 15% mong muốn hiệu suất hoạt động của ứng dụng hoặc hệ thống được tốt hơn và 3% mong muốn rút ngắn thời gian lắp đặt và chuyển giao.

Tầm nhìn chiến lược của Hội đồng Quản trị Doanh nghiệp: Với những Doanh nghiệp chưa hoặc không áp dụng công nghệ trong quản trị nhân sự, lý do chưa có sự định hướng từ Hội đồng Quản trị chiếm 28% trên tổng số Doanh nghiệp trả lời không áp dụng, 26% do phòng Nhân sự chưa có kế hoạch sử dụng. Những lý do khác đến từ việc chi phí đầu tư quá cao (23%). 15% ý kiến chọn lý do do chưa có định hướng từ công ty mẹ.

7% Doanh nghiệp trả lời là do những lý do khác, đa phần đều trả lời là do chưa hiểu được việc áp dụng công nghệ trong quản trị nhân sự sẽ đem lại hiệu quả như thế nào, có những Doanh nghiệp quy mô nhỏ nên không muốn áp dụng và có một số đang trong quá trình tìm hiểu việc áp dung công nghệ vào quản trị nhân sự nói riêng và quản trị kinh doanh nói chung.

Xu hướng ứng dụng công nghệ trong thời gian tới của Việt Nam: Phần mềm đám mây (cloud-based): Thay vì chi phí phần mềm đắt đỏ như cơ sở hạ tầng máy tính và bảo trì, doanh nghiệp có thể trả hàng tháng hoặc hàng năm cho dịch vụ phần mềm đám mây (Cloud software). Phần mềm quản lý nguồn nhân lực dựa trên đám mây cung cấp chức năng nhân sự cụ thể như hệ thống trả lương hoặc hệ thống tuyển dụng, nhưng lựa chọn tốt nhất cho đến nay là hệ thống nhân sự dựa trên đám mây (Cloud-based HR system). Một số lợi ích mà hệ thống này mang lại có thể kể đến: giải pháp nhân sự hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách cho doanh nghiệp; giúp gia tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty; tiện lợi khi có thể truy cập hệ thống 24/7 từ thiết bị di động; và có tính bảo mật cao. 

Từ kết quả khảo sát trên, VietnamWorks đề xuất: Việc quản lý hiệu quả nguồn lực bằng công nghệ vẫn còn là một dấu chấm hỏi lớn đối với các nhà quản trị. Vậy làm thế nào để áp dụng công nghệ một cách hiệu quả? Theo VietnamWorks, để áp dụng công nghệ vào quản trị nhân sự hiệu quả, Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản trị nhân sự (Core HR) giúp cung cấp cái nhìn rõ ràng và chính xác nhất về tình hình nhân sự; Ứng dụng công nghệ, tin học hóa trong quản lý nhân sự, giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và nguồn lực; Hợp lý hóa quy trình và luồng công việc (Goal management); Quản lý nhân sự thông qua KPI (Performance Management); Định hướng công việc và định hướng phát triển cho nhân viên (Career development planning); Tuyển dụng nhân sự hiệu quả (Recruitment); Ứng dụng công nghệ trong đào tạo nhân sự (Learning); Nắm rõ được năng lực ứng viên (Onboarding).