Với nhu cầu làm việc tại nhà tăng cao, người dùng vẫn có thể duy trì hiệu quả công việc nhờ vào những công cụ miễn phí hỗ trợ làm việc từ xa của Google.
Cách thức tổ chức làm việc tại nhà cho đội ngũ
Các công ty nhỏ với quy mô từ 3 – 10 người thường không có đội ngũ hay nhân viên IT chuyên trách, do đó thường gặp rất nhiều khó khăn để duy trì công việc diễn ra liên tục trong thời gian giãn cách toàn xã hội như hiện nay.
Đầu tiên, người dùng cần lập danh sách đội ngũ nhân viên tham gia làm việc từ xa (Work From Home hay Làm việc tại nhà / WFH) theo thứ tự, ghi rõ họ tên nhân viên cùng chức danh đi kèm email, hoặc có thể tham khảo đặt email như: congtyA_ketoan@gmail.com, congtyA_sales01@gmail.com, congtyA_chamsockhachhang@gmail.com…
Danh sách này rất quan trọng và phải thật dễ nhớ cho người quản lý, tránh địa chỉ cá nhân hóa địa chỉ như nguyenvanA_ketoan@gmail.com vì nhân sự có thể thay đổi về sau. Đối với công ty dùng gói G Suite có thể tạo một nhóm bằng Google Nhóm (Groups). Từ danh sách email này, công ty của bạn có thể ứng dụng các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa tại nhà của Google gồm:
1. Lên lịch nhắc việc hàng ngày
Lịch Google (Calendar) giúp sắp lịch mọi cuộc họp và nhắc việc cho công ty bạn. Làm việc từ xa tại nhà có thể là điều khó khăn cho người quản lý để theo dõi giờ giấc làm việc cũng như thời gian cam kết trong công việc, hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Người quản lý hay các nhân viên có thể tạo lịch nhắc việc cần làm theo ngày cho mình bằng cách Tạo (Create) trong Lịch Google bằng trình duyệt web tại calendar.google.com hoặc qua ứng dụng di động Apple iOS / Android (Google Play). Tiếp theo đó, chọn đầu mục là Tác vụ (Task) hay Nhắc việc (Reminder), chọn thời gian cố định hoặc đây là công việc cần làm trong ngày (chọn All day), kèm ghi chú cụ thể.
Bên cạnh đó, người quản lý có thể tạo nhắc việc hay hẹn họp từ xa qua Lịch Google bằng cách tương tự, nhấn Tạo (Create) > chọn Sự kiện (Event) > nhập các thông tin cần thiết cho buổi họp từ xa như thời gian và danh sách những người cần họp qua email (trích từ danh sách email đã tạo lúc đầu) cùng ghi chú cụ thể (có thể đính kèm tập tin văn bản cần thiết để tham khảo trước buổi họp bằng cách nhấn vào biểu tượng đính kèm). Những nội dung này có thể hiệu chỉnh lại dễ dàng bất cứ lúc nào trong Lịch Google của người khởi tạo.
Bạn cần chú ý phần chọn phương thức họp qua Google Hangouts (hoặc với người dùng G Suite với Google Hangouts Meet qua địa chỉ dạng ‘meet.google.com/cwe-fwcs-jmf’) để tất cả mọi người nhận được thư mời họp tham gia vào buổi họp trực tuyến. Cuộc họp đã được tạo và sẽ được nhắc trước 1 ngày và 30 phút trước thời điểm họp cho tất cả mọi người được mời họp.
2. Họp video trực tuyến bảo mật
Google Hangouts (Apple iOS / Android) là công cụ họp video trực tuyến miễn phí đi kèm mỗi tài khoản Gmail/Google (các công ty lớn có thể đăng ký gói G Suite Enterprise để có thêm các chức năng cao cấp cho ứng dụng Hangouts Meet như tăng số lượng người tham gia cùng lúc lên 250 người hoặc tự động ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp vào Google Drive).
Đến thời điểm theo lịch họp đã thiết lập ở trên, chỉ những người đã nhận thư mời mới có thể tham gia buổi họp trực tuyến. Họ có thể sử dụng trình duyệt web truy cập hangouts.google.com trên laptop hay desktop (cần có tai nghe và microphone cùng webcam) hoặc tận dụng ngay điện thoại thông minh (smartphone) Android hay iPhone để họp.
Họp trực tuyến với Hangouts có thể tắt video nếu bạn đang họp tại nhà, chỉ dùng âm thanh (Audio). Ngoài ra, để có thể thuyết trình cho đội ngũ, người quản lý hay thuyết trình viên có thể Chia sẻ màn hình (Share screen) của họ cho mọi người đang tham gia họp Hangouts thấy hoặc gõ trao đổi bằng văn bản qua Chat.
Giao diện họp Google Hangouts trên laptop.
3. Cùng làm việc trực tiếp trên tài liệu
Ngoài họp video trực tuyến, công ty bạn có thể tận dụng cả bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến Google Docs đi kèm mỗi tài khoản (dùng được cả trên desktop/laptop hoặc tải ứng dụng di động cho smartphone) gồm:
• Google Docs: thay thế Word với các chức năng soạn thảo, hiệu chỉnh văn bản, có thể soạn thảo nội dung văn bản tiếng Việt bằng giọng nói, đồng thời có thể lưu tài liệu dưới dạng Word hay PDF. • Google Sheets: thay thế Excel với các chức năng cho một bảng tính cùng các hàm công thức tính toán. • Google Slides: thay thế PowerPoint, tạo lập một file trình diễn hoàn hảo.
Ưu điểm của bộ công cụ này là thích hợp cho làm việc từ xa, chia sẻ cùng đồng nghiệp như:
• Khả năng chia sẻ tập tin Docs/Sheets/Slides cho bất kỳ ai trong công ty, và cấp quyền cho mỗi nhóm như Chỉ được xem (View) / Có thể góp ý (Comment) / Có thể hiệu chỉnh (Edit). • Cùng soạn thảo trực tiếp: đối với những người có quyền hiệu chỉnh một tài liệu, họ có thể cùng lúc xử lý / soạn thảo trực tuyến với nhau trên một tập tin. Họ cũng sẽ thấy ngay lập tức trong thời gian thực những gì người khác nhập vào hay chỉnh sửa trên tài liệu. • Bảo mật tài liệu: Chỉ những ai được chia sẻ mới có thể xem nội dung, và quan trọng không kém với chức năng ghi nhận tất cả các chỉnh sửa tạo thành những bản ghi. Người sở hữu hoặc có quyền hiệu chỉnh tài liệu có thể khôi phục nội dung trở về theo bất kỳ bản ghi soạn thảo nào và biết những ai đã hiệu chỉnh tài liệu.
4. Sao lưu dữ liệu trên ổ cứng ‘đám mây’
Dữ liệu là tài nguyên cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp và trong thời gian giãn cách toàn xã hội do dịch Covid-19, bạn không thể đến công ty sao chép dữ liệu từ máy chủ hay máy tính. Do đó, hãy tận dụng lưu trữ đám mây Google Drive.
Ưu điểm khi sử dụng đám mây lưu trữ là bạn hay nhân viên công ty có thể truy xuất từ bất kỳ nơi đâu, tại nhà hay quán cà phê, bất kỳ lúc nào muốn và từ đa dạng thiết bị như máy tính desktop/laptop hay qua ứng dụng di động trên smartphone. Dung lượng lưu trữ cho mỗi tài khoản Google/Gmail miễn phí bao gồm 15GB lưu trữ Google One (Drive, Gmail và Photos) hoặc các gói gia tăng dung lượng mua thêm cho từng tài khoản (hoặc mua gói doanh nghiệp) với giá trung bình 45.000 VNĐ/tháng cho 100GB hoặc 225.000 VNĐ/tháng cho gói 1.000GB.
Với các công cụ trên, công việc của bạn cùng đội ngũ công ty vẫn diễn ra suôn sẻ dù làm việc từ xa tại nhà bởi dịch Covid-19 hoành hành, giúp việc trao đổi và truyền tải dữ liệu hay tài liệu không bị gián đoạn theo khoảng cách hay thiết bị.
Nếu bạn đang cảm thấy tù túng và ngán ngẫm những ngày cách ly xã hội vì dịch bệnh COVID-19, sao không mang lại cho không gian nhà bạn bầu không khí sôi động với những buổi karaoke cùng gia đình bằng những dàn loa karaoke nhỏ gọn nhưng chất lượng. Đương nhiên, bạn nhớ lưu ý mở âm lượng vừa phải, đủ nghe trong nhà để không làm ảnh hưởng đến hàng xóm.
Mới đây những hình ảnh được cung cấp bởi người dùng Twitter DongleBookPro đã thể hiện cái nhìn trực quan hơn về giao diện mới của iOS 14. Đáng chú ý hơn, có vẻ như Apple lần này đã đưa widget ra màn hình chính, mang nét tương đồng với Android.
Trước tình hình của đại dịch Covid-19 ở nước ta đã bước đến cấp độ 3, một cấp độ nguy hiểm và chúng ta chỉ còn thời gian hai tuần để làm những động thái tích cực, bao gồm làm việc ở nhà để giảm lây lan. Các bạn có thể làm việc tại nhà hiệu quả hơn với các hướng dẫn sử dụng những ứng dụng, phần mềm sau đây.
Hàng năm, Huawei chiếm vị trí hàng đầu trong danh sách của DxOMark về khả năng nhiếp ảnh di động, và năm nay cũng vậy. Tuy nhiên, liệu con số đó có còn ý nghĩa với mọi người?
Sau 2 tuần triển khai chương trình đặt trước, hôm nay 1/4, OPPO Find X2 chính thức được mở bán tại hệ thống của các đối tác bán lẻ trên toàn quốc với mức giá 23.990.000 đồng.
Realme 6 với màn hình tần số quét 90Hz và cũng là smartphone có tần số quét cao nhất hiện tại của Realme đã chính thức ra mắt tại Việt Nam. Thiết bị còn gây chú ý nhờ vào khả năng sạc nhanh công nghệ độc quyền VOOC 4.0, hiệu năng cao chuyên chơi game và cụm 4 camera hầm hố ở phía sau.
Galaxy M21 là thế hệ smartphone kế tiếp của dòng Galaxy M với dung lượng 6.000 mAh, dung lượng pin lớn nhất trên điện thoại Samsung Galaxy tính đến thời điểm hiện tại.
Một hình ảnh về chiếc ốp lưng hiệu UAG dành cho iPhone 9 xuất hiện, giới thạo tin cho rằng chiếc điện thoại mới của Apple sẽ trình làng trong vòng 1-2 tuần tới.
Ngày 31/3, TP Hà Nội đã chính thức triển khai 10 tổ công tác, 10 trạm test nhanh Covid-19 nhằm chẩn đoán bệnh ở các phường quanh bệnh viện Bạch Mai. Những bộ kit này do Hàn Quốc hỗ trợ cho Việt Nam.
Bị hack tài khoản Facebook thực sự không dễ chịu chút nào, do đó bạn hãy thử làm theo các hướng dẫn sau để giúp tài khoản Facebook của mình an toàn hơn.