Bí kíp làm việc tại nhà tránh dịch hiệu quả và đầy cảm hứng

Để làm việc ở nhà hiệu quả, ngoài việc trang bị đầy đủ thiết bị phần cứng và thành thạo sử dụng phần mềm, bạn còn phải biết tạo cảm hứng công việc bằng cách sửa sang lại nội thất trong phòng, mua bàn ghế làm việc phù hợp, thay chuột, bàn phím, màn hình phụ... Thậm chí, bạn có thể sẽ phải mua máy pha cafe nếu có thói quen vừa uống vừa làm việc.

Khái niệm ” Làm việc tại nhà – Work from Home – ” đã không còn quá xa lạ với những người trẻ, nhất là trong những ngày dịch Covid-19 đang diễn biến hết sức phức tạp. Thay vì phải lên văn phòng ngồi một chỗ trong suốt 8 tiếng đồng hồ với nhiều nguy cơ từ mầm bệnh, nhiều người lại chọn làm việc xa từ nhà. Nhưng việc chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, phần mềm cũng như các mẹo làm việc tại nhà sao cho hiệu quả thì không phải ai cũng biết.

1. Các thiết bị phần cứng cần phải có

Trang bị đầy đủ Internet: Về vấn đề đầu tiên đó việc bạn là phải trang bị đầy đủ máy tính có kết nối internet, sử dụng thành thạo các phần mềm lưu trữ, ứng dụng tin nhắn chat công việc cũng như đáp ứng mọi tiêu chuẩn về bảo mật riêng của cơ quan quy định.

Để làm việc từ xa bạn cần phải đảm bảo kết nối với một mạng Wi-Fi ổn định và phải đảm bảo an toàn. Bạn sẽ không thể làm việc từ xa nếu không có kết nối Internet hoặc mạng gia đình chập chờn. Bởi vậy trước khi bắt đầu làm online ở nhà bạn cần phải kiểm tra lại gói cước, đo tốc độ Internet thực tế tại nhà và có những thay đổi phù hợp.

Laptop/máy tính và các thiết bị phụ trợ khác: Một chiếc laptop có các chức năng cơ bản như chỉnh sửa hình ảnh, soạn thảo văn bản, dựng video… Bạn có thể dùng máy tính cá nhân khi làm việc ở nhà hay tuỳ mỗi công ty sẽ cấp laptop riêng để đảm bảo tính bảo mật của công việc.

Điện thoại: Đây là thiết bị rất quan trọng giúp bạn làm việc từ xa có hiệu quả và không bị gián đoạn. Trong trường hợp Internet chập chờn hoặc bị mất điện, bạn sẽ cần điện thoại để thông báo cho tất cả mọi người. Trong một số trường hợp, bạn vẫn có thể làm việc trực tiếp, kết hợp làm việc trên điện thoại di động.

Tai nghe: Tai nghe tốt để khử tiếng ồn xung quanh là thiết bị không thể thiếu trong những buổi họp online khi bạn làm việc từ xa. Ngoài ra, nếu cần thiết bạn nên sử dụng các loại tai nghe có micro để mọi người có thể nghe được mình nói. Ngoài ra, để tiện trao đổi công việc bạn cần.

2. Sử dụng những ứng dụng giao tiếp công việc từ xa

Skype: Hiện nay, có rất nhiều phần mềm, ứng dụng giúp quản lý công việc hiệu quả, có thể kể đến như Skype. Đây là một ứng dụng rất quen thuộc với người công sở. Ứng dụng này có ưu điểm miễn phí, hỗ trợ rất nhiều nền tảng khác nhau, hình ảnh và âm thanh khá ổn định. Nếu muốn gọi điện tới các số điện thoại di động hoặc cố định để tối ưu cho làm việc nhóm, người dùng sẽ phải mua gói thuê bao hoặc sử dụng Skype for Business.

Ảnh: Internet

Zalo: Zalo mới đây cũng ra mắt tính năng gọi video nhóm, cho phép người dùng trò chuyện có hình. Đây là ứng dụng chat phổ biến, hỗ trợ tính năng giao việc. Zalo có các phiên bản trên smartphone (Android, iOS) và máy tính ( hỗ trợ Windows, Mac).

Trello: Trello là một trong những phần mềm quản lý công việc, cập nhật tiến độ việc hiệu quả nhất. Bạn có thể sử dụng phần mềm này để quản lý công việc cá nhân hoặc chia sẻ với đồng nghiệp. Ưu điểm của Trello chính là hệ thống tính năng bổ sung mạnh mẽ, cho phép tùy biến và tối ưu trải nghiệm. Ứng dụng này có thể tải và dùng miễn phí. Bản trả phí với nhiều tính năng hơn có giá từ 5 USD/tháng.

Tuy nhiên, nếu công việc của bạn không cần phải chia sẻ tiến độ với đồng nghiệp, bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch và theo dõi với bộ ứng dụng Google bao gồm Google Calendar, Keep.

Zoom: Zoom là ứng dụng nhận được rất nhiều sự quan tâm với định hướng họp trực tuyến trong công việc. Ứng dụng miễn phí này cho phép cuộc gọi tới 100 người và dưới 40 phút. Ngoài ra, Zoom cũng cung cấp các lựa chọn trả phí với nhiều tính năng hơn.

Trong mùa dịch, Zoom vẫn đang miễn phí cho nhiều trường học tới hết tháng 6. Nếu như có nhóm làm việc trên 10 người, cần họp thường xuyên và nhiều tính năng hỗ trợ họp thì Zoom là một lựa chọn hợp lý.

3. Trang bị những phần mềm giúp cải thiện sự tập trung

Mẹo tăng sự tập trung khi làm việc: Có 2 cách để bạn tăng sự tập trung khi làm việc, đó là khóa tất cả ứng dụng có thể làm phiền, hoặc đặt giờ để chia nhỏ thời gian làm việc thành các khối khoảng 20 phút. Các ứng dụng như Serene (Mac) hay Forest (Android, iOS, Chrome) dùng nhiều biện pháp khác nhau để chặn nguồn gây mất tập trung như thông báo mạng xã hội. Chỉ sau khi hoàn thành công việc định ra từ trước, bạn mới có thể nghỉ ngơi.

Áp dụng phương pháp Pomodoro: Nếu bạn tự tin mình có thể chống lại “cám dỗ” từ các trang web gây mất tập trung, bạn có thể áp dụng phương pháp Pomodoro. Đây là phương pháp giúp chia thời gian làm việc thành 25 phút, xen giữa là khoảng nghỉ 5 phút. Có nhiều ứng dụng tính giờ dùng phương pháp Pomodoro như Focus Keeper (iOS) hay Clockwork Tomato (Android).

Sử dụng các ứng dụng phát âm thanh giúp tập trung tiếng ồn: Làm việc tại nhà sẽ có nhiều thứ có thể khiến bạn xao nhãng. Bên cạnh việc chuẩn bị không gian làm việc tốt, bạn cũng có thể mở ứng dụng phát âm thanh giúp tập trung như tiếng ồn trắng, tiếng nước chảy… Relax Melodies (iOS, Android) hay WhiteNoise+ (iOS) là những ứng dụng có nhiều lựa chọn âm thanh miễn phí.

4. Thói quen lành mạnh khi làm việc tại nhà

Tránh xa các món đồ công nghệ không cần thiết: Bạn nên sắp xếp không gian làm việc mà ở đó không có TV, mạng xã hội để có thể làm việc hiệu quả hơn. Sử dụng chung một máy tính để vừa làm việc, vừa coi Netflix và chơi game có thể khiến bạn giảm năng suất.

Để khắc phục, bạn có thể thiết lập các tài khoản riêng trên máy tính với những mục đích sử dụng khác nhau. Bạn có thể cài đặt một trình duyệt chuyên dụng cho việc ở công ty để tránh rơi vào những khoảng thời gian xem trang mạng xã hội lãng phí. Khi bạn thực sự muốn tập trung vào công việc, hãy để điện thoại ở chế độ im lặng.

Ngưng làm việc đúng lúc: Không ai có thể làm việc năng suất trong suốt 12 tiếng liên tục. Việc tạo thói quen sắp xếp và chia nhỏ các công việc sẽ giúp bạn điều hòa tinh thần cũng như sức khỏe để xử lý chúng hiệu quả hơn. Hãy cố gắng làm xong những việc khẩn cấp trước và lên lịch dần cho các việc kế tiếp một cách khoa học để tránh rơi vào tình trạng làm quá sức, ảnh hưởng tới sức khỏe.

5. Giữ gìn sức khỏe tốt

Sức khỏe cá nhân chính là khía cạnh quan trọng nhất để quyết định sự hiệu quả khi làm việc. Nếu bạn dành cả ngày để làm việc trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, bạn sẽ thấy thể trạng mình tồi tệ đi. Tập thể dục mỗi ngày là tốt nhất, nếu không đủ khả năng, chúng ta có thể cố gắng đứng dậy, vươn vai, duỗi tay chân sau mỗi giờ làm việc. Cắm mặt vào màn hình cả ngày sẽ gây rất nhiều bất lợi cho mắt, ngay cả khi bạn dùng kính có bộ lọc ánh sáng xanh hay các biện pháp bảo vệ khác.

Chúng ta nên rời màn hình một vài giây sau mỗi 15 phút hoặc lâu hơn, có thể nhìn ra ngoài cửa sổ hoặc một thứ gì đó khác máy tính. Bên cạnh đó, bạn nên hạn chế tối đa việc ăn vặt. Những món ăn nên được kiểm soát hàm lượng đường, bột để giữ gìn vóc dáng cơ thể. Ngoài ra, bạn nên uống nhiều nước mỗi ngày.