Xây dựng môi trường làm việc số – cơ hội và thách thức

Cộng đồng CIO Vietnam vừa tổ chức buổi chia sẻ Video Conference chủ đề "Xây dựng môi trường làm việc số - Cơ hội và thách thức", với sự tham gia của hơn 200 nhà quản lí, CEO, CIO, nhân viên đến từ các ngành nghề khác nhau.

Theo một cuộc khảo sát của Microsoft, trong tình hình hình hiện nay, cho dù doanh nghiệp chúng ta có muốn thay đổi không thì các nhân viên vẫn đang có xu hướng thay đổi. Họ không còn làm việc 9 tiếng, 5 ngày/ tuần mà họ muốn làm mọi lúc mọi nơi và tập trung vào kết quả công việc. Cũng theo kết quả của một cuộc nghiên cứu khác cho biết, nhân viên làm việc linh hoạt và làm việc từ xa mang lại hiệu quả hơn nhân viên văn phòng và mức độ thoả mãn cao hơn.

Thách thức và cơ hội khi chuyển sang môi trường làm việc số

Với vai trò CTO SơnKim Group, ông Trần Viết Huân, đồng thời là Phó Chủ tịch cộng đồng CIO Vietnam thẳng thắn nhận định, làm việc từ xa trước đây chưa thực sự phổ biến nhưng ở thời điểm hiện tại thì đây chính là cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục của doanh nghiệp. Tuy nhiên khi doanh nghiệp chuyển đổi sang môi trường làm việc số ((Digital Workplace) sẽ gặp những thách thức nhất định.

Để quản lý hiệu quả công việc, trong vai trò lãnh đạo mới “Leading by webcam”, các nhà quản lý sẽ dùng các công cụ làm việc trực tuyến và ứng dụng làm việc số nhiều hơn trước đây. Vì vậy chính bản thân người lãnh đạo phải thay đổi theo phương thức quản lý mới để dẫn dắt sự thay đổi trong doanh nghiệp.

Lựa chọn công cụ làm việc trực tuyến phù hợp là khó khăn tiếp theo đối với các doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường có những công cụ như Office 365, Zoom, MS Teams…, nhưng áp dụng vào doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả vẫn là thách thức đối với các nhà quản lý.

Thách thức thứ 3 là tầm nhìn chiến lược của nhà quản lý. Chính tầm nhìn sẽ dẫn đến việc lựa chọn công cụ trực tuyến nào và đi cùng với công cụ là những quy định để tăng hiệu quả làm việc cũng như xây dựng văn hóa làm việc mới.

Bên cạnh thách thức, triển khai môi trường làm việc số tại thời điểm này sẽ mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp. Như đã biết, đối với các doanh nghiệp thì nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định sự thành bại. Ở thời điểm dịch Covid 19, nhân viên phải làm việc từ xa nhằm đảm bảo an toàn  sức khỏe cho cá nhân, gia đình và cộng đồng. Xét về yếu tố liên tục, môi trường làm việc số sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục cho dù gặp bất kỳ sự cố về thiện tai hay dịch bệnh… Đặc biệt, đây được xem là cơ hội tốt để nhân sự có một thái độ nghiêm túc và thử thách trong môi trường thực tế, hướng đến thúc đẩy làm việc trực tuyến nhiều hơn.

Cần đưa môi trường làm việc số vào lộ trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Ông Đào Hữu Phúc – CTOO, FWD Vietnam cho hay, FWD là doanh nghiệp đã áp dụng việc chuyển đổi số trước đây. Vậy nên với tình hình hiện tại, công ty đã triển khai làm việc từ xa cho doanh nghiệp dựa trên nền tảng xây dựng tầm nhìn chiến lược và văn hoá số, áp dụng công nghệ để khách hàng có thể mua sản phẩm online dễ dàng, đồng thời thực hiện chính sách không giấy và hạn chế tiền mặt. Bên cạnh đó là áp dụng các công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến.

làm việc từ xa.

Trong khi đó, ông Phùng Anh Khoa, IT Manager của một tập đoàn đa quốc gia chuyên về thời trang và mỹ phẩm cho rằng, làm việc từ xa không phải một sớm một chiều mà là một con đường dài theo lộ trình và cần có sự chuẩn bị. Triển khai hình thức làm việc từ xa không phải chỉ là một phương pháp đối phó để vượt qua tình hình hiện nay mà là lộ trình dài xây dựng văn hoá doanh nghiệp và chuẩn bị cho tương lai.

Quản lý dữ liệu cũng là một vấn đề quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc số. “Để tối ưu hoá việc quản lý dữ liệu, doanh nghiệp cần dùng các hệ thống chuẩn, big data, xây dựng hệ thống làm việc trực tuyến, hạn chế việc sử dụng giấy tờ mà thay vào đó là việc sử dụng dữ liệu online” – Nguyễn Bảo Tri – Country Head of IT, Unilever Vietnam đúc kết.

Thảo Trang (CIO Vietnam team)