Visa cùng doanh nghiệp Việt Nam giải quyết những bất cập trong kiểm soát chi phí công tác
Trong bối cảnh công tác phí tại Việt Nam dự báo tăng 13,2% trong năm 2026, Visa chia sẻ các giải pháp thanh toán liền mạch, công cụ kiểm soát tích hợp và dữ liệu liên thông, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện trải nghiệm của đội ngũ nhân sự khi đi công tác.
Vừa qua tại TPHCM, Visa vừa tổ chức Diễn đàn về Giải pháp Quản lý Chi phí Công tác Doanh nghiệp với chủ đề “Tối ưu công tác phí – Vận hành hiệu quả hơn”. Tại sự kiện, các chuyên gia hàng đầu trong ngành đã cùng thảo luận về giải pháp thanh toán kết nối, tích hợp dữ liệu và tối ưu hóa quy trình quản lý, nhằm giúp doanh nghiệp đảm bảo chi tiêu phù hợp với chính sách nội bộ, đồng thời thúc đẩy hiệu suất và tăng trưởng.
Thách thức hiện nay không chỉ dừng lại ở việc chi phí công tác ngày càng đắt đỏ, mà thực tế là tổng mức chi tiêu đang tăng nhanh hơn khả năng giám sát và quản lý của nhiều doanh nghiệp. Để thu hẹp khoảng cách này, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc cải thiện quy trình hoàn ứng hay tăng cường hậu kiểm sau chuyến đi. Thay vào đó, các doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chi phí ngay những bước đầu, bằng cách kết nối giữa công cụ thanh toán, chính sách công tác và dữ liệu chi tiêu để quản lý ngân sách ngay từ trước khi phát sinh giao dịch.
Trong khuôn khổ diễn đàn, các phiên thảo luận bàn tròn đã tập trung phân tích cách thức doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh tế của các chuyến công tác, dung hòa giữa tiêu chuẩn quản lý công tác phí (T&E) toàn cầu với yêu cầu tại địa phương, đồng thời nhận diện cơ hội tự động hóa quy trình và khắc phục điểm nghẽn.
Theo Hiệp hội Du lịch Doanh nghiệp Toàn cầu (GBTA), tổng công tác phí cho các chuyến công tác trên toàn thế giới dự báo đạt 1,71 nghìn tỷ USD vào năm 2026, tăng 7,2%, trong khi số lượng chuyến đi chỉ tăng khiêm tốn 1,3%. Như vậy, tốc độ gia tăng công tác phí đang nhanh gấp khoảng 5,5 lần so với tần suất chuyến đi và dự kiến sẽ vượt mốc 2 nghìn tỷ USD vào năm 2030.
Tại Việt Nam, công tác phí của các doanh nghiệp dự báo đạt 6,0 tỷ USD vào năm 2026, tăng 13,2%. Đây là mức gia tăng cao nhất khu vực Đông Nam Á và gần gấp đôi tốc độ trung bình toàn cầu. Trong đó, 5 ngành kinh tế hàng đầu là sản xuất máy tính, sản phẩm điện tử, quang học, cùng nhóm ngành cao su, nhựa và khoáng sản chiếm tới 50,2% tổng công tác phí toàn quốc.
Khi ngân sách dành cho công tác phí mở rộng, các phương thức thanh toán cùng dữ liệu rời rạc khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc nhận diện xu hướng chi tiêu, thực thi chính sách và ra quyết định kịp thời.
“Chi phí công tác đang cao hơn rất nhiều so với số lượng chuyến đi, đặt ra bài toán thay đổi cách tiếp cận đối với công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Hậu kiểm chỉ cho biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu, chứ không thể thay đổi giao dịch đã hoàn tất. Việc kiểm soát cần được đưa về sát thời điểm ra quyết định và thanh toán để chính sách được áp dụng khi phát sinh chi phí. Qua đó, bộ phận tài chính có dữ liệu đầy đủ để xử lý ngay, thay vì phải mất thời gian tổng hợp lại”, ông Gareth Parrington, Trưởng bộ phận Giải pháp Doanh nghiệp, Visa khu vực Đông Nam Á, chia sẻ.
Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình thay đổi cách thức quản lý công tác phí, Visa đưa ra các giải pháp thanh toán thương mại, công cụ kiểm soát giao dịch, khả năng giám sát công tác phí và giải pháp tuân thủ, nhằm tạo ra kết nối liền mạch giữa việc thanh toán, chính sách và dữ liệu xuyên suốt hành trình công tác.
Bộ giải pháp gồm Thẻ doanh nghiệp Visa (Visa Corporate Card) phát hành dưới dạng thẻ vật lý và thẻ phi vật lý; Tài khoản công tác tập trung (Central Travel Account – CTA), dùng để thanh toán vé máy bay, vé tàu và phí đặt dịch vụ của công ty quản lý du lịch doanh nghiệp (TMC); và giải pháp thẻ thanh toán ảo (Visa Virtual Cards), hỗ trợ thanh toán theo yêu cầu cho nhân viên đi công tác không thường xuyên và các đối tượng khác.
Các công cụ bổ trợ gồm công cụ theo dõi chi tiêu (Visa Spend Clarity), công cụ kiểm soát thanh toán (Visa Payment Controls) và công cụ quản lý tuân thủ (Visa IntelliLink Compliance Management). Giải pháp dữ liệu của Visa có thể đối chiếu thông tin đặt chỗ với dữ liệu giao dịch, rồi chuyển kết quả sang hệ thống báo cáo hoặc kế toán của doanh nghiệp. Việc tích hợp với các nền tảng quản lý chi phí và mua sắm sẵn có giúp tinh gọn quy trình, giảm gánh nặng nhập liệu thủ công.