10 bước thực hiện chuyển đổi số (Kỳ 1)

Chuyển đổi số (CĐS) là quá trình tất yếu phải thực hiện. Tuy nhiên, đây là một quá trình tiến hóa mà các tổ chức hay doanh nghiệp không thể tự triển khai độc lập được mà cần có sự trợ giúp của các nhà cung cấp giải pháp (bao gồm cung cấp phương pháp và công cụ thực hiện).

Để đóng góp cho công cuộc chuyển đổi số chung đang được tất cả các doanh nghiệp trong cả nước quan tâm, chúng tôi giới thiệu các bước thực hiện chuyển đổi số như sau để những ai quan tâm tham khảo.  

Quá trình CĐS được thực hiện qua 3 giai đoạn với tổng cộng 10 bước thực hiện. Vì bài viết rất chi tiết nên khá dài, chúng tôi sẽ chia thành 2 kỳ.

GIAI ĐOẠN 1: HIỂU THẾ GIỚI THỰC THEO QUAN NIỆM SỐ

Mục tiêu của giai đoạn này là xây dựng phiên bản số của thế giới thực – thế giới vật lý mà doanh nghiệp đang hoạt động.

Bước 1. Xác định các thực thể và các thuộc tính của thực thể

1.Lập danh sách các thực thể

Định nghĩa: Thực thể (entity) là những thể có thực trong thế giới vật lý của doanh nghiệp. Có hai loại thực thể là thực thể vật thể (có thể sờ mó, cân đong như con  người, phương tiện, sản phẩm, máy móc,…) và thực thể phi vật thể (như kế hoạch, luật, phương án, quy chế, giải pháp, công nghệ,…).

Tại bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào muốn chuyển đổi số thì việc đầu tiên là liệt kê đầy đủ danh sách tất cả các thực thể cần thiết cho hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp đó.

Việc liệt kê được chia thành 2 nhóm thực thể vật thể và thực thể phi vật thể

2.Xác định các thuộc tính của các thực thể và những đặc điểm riêng của chúng

Dựa trên danh sách thực thể cần xác định các thuộc tính của từng thực thể cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Có 3 loại thuộc tính cần xác định là thuộc tính định danh, thuộc tính trạng thái và thuộc tính liên kết.

Thuộc tính định danh phản ánh đặc điểm nhận diện của thực thể, thường có giá trị cố định (nên cũng gọi là thuộc tính tĩnh).

Ví dụ:

• Đối với thực thể “Con người”: Mã ID, QR, họ và tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, quốc tịch,…
• Đối với thực thể “Quy chế”: Mã QR, tên quy chế, ngày ra quy chế, cấp ra quy chế, nội dung quy chế, phạm vi áp dụng, thời gian hiệu lực,..

Thuộc tính trạng thái phản ánh trạng thái vận động của thực thể theo thời gian, thường có giá trị thay đổi (nên cũng gọi là thuộc tính động).

Ví dụ:

• Đối với thực thể “Con người”: Tình trạng sức khỏe, quá trình đào tạo,…
• Đối với thực thể “Hợp đồng”: Trạng thái sản xuất, trạng thái giao hàng, trạng thái thực hiện hợp đồng, trạng thái thanh toán,…

Nhận xét: Trước đây, do xử lý thủ công, người ta chỉ xác định các thuộc tính tĩnh. Nay, với các công nghệ số, người ta có thể xác định cả các thuộc tính động, mô tả trạng thái vận động của các thực thể, thậm chí là theo thời gian thực (như nhịp tim, thân nhiệt,…). Đây lả điểm mới trong tổ chức dữ liệu theo quan niệm số.

Chú ý: Trong trường hợp các thực thể được xác định các thuộc tính ở cấp quốc gia như “Người dân”, “Thửa đất”, “Luật”,… (các CSDL quốc gia) thì đơn vị thực hiện chuyển đổi số phải sử dụng đúng các thuộc tính này mà không tự định nghĩa riêng. Điều này đảm bảo tính nhất quán về dữ liệu trong cả hệ thống.

Ví dụ: Mỗi công dân có ID và mã QR riêng đi kèm với một số thuộc tính cơ bản của công dân (như giới tính, ngày sinh, quê quán, dân tộc, nhóm máu) được định nghĩa trong CSDL quốc gia về người dân. Tại bất cứ một cơ sở nào (bệnh viện, trạm y tế, trung tâm đào tạo, cơ quan hành chính, doanh nghiệp,….) khi tiếp xúc với người dân, cơ sở đều sử dụng chung các dữ liệu theo thuộc tính mà quốc gia đã công bố chứ không tự lập CSDL mới như trước đây. Điều này không chỉ đảm bảo tính nhất quán dữ liệu mà còn giúp tiết kiệm những khoản chi phí lớn cho việc lập và quản lý các CSDL riêng rẽ.

Bước 2. Xác định các mối quan hệ giữa các thực thể

Tất cả các thực thể trong cùng một doanh nghiệp luôn luôn có quan hệ logic với nhau. Ví dụ người nào tham gia thực hiện hợp đồng gì hay thiết bị nào được sử dụng để sản xuất sản phẩm gì,…

Khi đã xác định được tất cả các thực thể tham gia hệ sinh thái sản xuất của doanh nghiệp thì việc xác định các mối quan hệ logic giữa chúng là rất quan trọng nhằm mục tiêu phát huy mọi nguồn lực trong hệ thống để đạt được kết quả tối ưu. Việc xác định các mối quan hệ giữa các thực thể có thể được thực hiện bằng nhiều cách. Ví dụ sử dụng ma trận thực thể – quan hệ hay lược đồ quan hệ thực thể – quan hệ.

Trong cấu trúc dữ liệu, các mối quan hệ giữa các thực thể được chuyển tải thông qua các thuộc tính liên kết, giá trị của chúng gọi là dữ liệu liên kết.

Ví dụ:

• Đối với thực thể “Con người”: ID của thực thể phương tiện, ID của thực thể nhà ở,… .
• Đối với thực thể “Hợp đồng”: ID sản phẩm, ID thiết bị, ID vận đơn,…

Dựa vào các dữ liệu liên kết này, nhà thiết kế có thể xây dựng mô hình liên kết giữa các tập thực thể trong hệ thống và cho chúng ta hình ảnh như sau.

Việc xây dựng mô hình liên kết dựa trên các mối liên kết giữa các thực thể giúp chúng ta mô tả chính xác hơn phiên bản số của thế giới thực. Vì các mối quan hệ này rất phức tạp và thường xuyên biến động (ví dụ chuyển nhà, sang tên sở hữu phương tiện,…) nên không thể áp dụng phương pháp xử lý thủ công truyền thống mà chỉ có thể áp dụng các công nghệ số. Đây là một trong những đặc trưng của chuyển đổi số.

Bước 3. Xây dựng kiến trúc dữ liệu của các phiên bản số

Kiến trúc dữ liệu đóng vai trò quan trọng hàng đầu cho việc phát triển các hệ thống ứng dụng. Trước đây, do những hạn chế về công nghệ, người ta buộc phải chia nhỏ hệ thống thành các phân hệ theo chức năng và phát triển các ứng dụng theo đặc tính của từng phân hệ. Vì thế dẫn đến phương pháp tổ chức dữ liệu phân tán để phục vụ các ứng dụng phân tán. Khi chuyển đổi số, một quan niệm hoàn toàn mới xuất hiện là mọi thực thể đều phải có phiên bản số của riêng mình và tập hợp các phiên bản số liên kết với nhau trong không gian số tạo ra phiên bản số của thế giới thực mà trong đó tổ chức hay doanh nghiệp hoạt động. Để đảm bảo yêu cầu này, dữ liệu cần được tổ chức tập trung trên cloud theo mô hình kiến trúc thống nhất. Có thể minh họa mô hình này như sau.

Theo kiến trúc này, các thuộc tính lõi của từng thực thể được sử dụng chung trong tất cả các ứng dụng liên quan đến thực thể này nằm ở trung tâm (phần tô màu đỏ), các thuộc tính liên kết của thực thể này với các thực thể khác (được tô màu xanh dương phục vụ xây dựng các liên kết giữa các tập thực thể trong không gian số) được sử dụng theo sự cần thiết của từng ứng dụng và phần còn lại là các thuộc tính trạng thái (màu xanh nhạt) được tổ chức theo lĩnh vực hoạt động của thực thể (với ví dụ thực thể “người dân” là: Sức khỏe, đào tạo, việc làm, bảo hiểm,… là những dữ liệu do IoT thu thập phục vụ cho ứng dụng hữu quan và kết quả do ứng dụng này tạo ra.

Tổ chức dữ liệu thống nhất theo kiến trúc này cho tất cả các thực thể dẫn đến nhiều lợi ích: Mọi ứng dụng liên quan đến thực thể đều dễ dàng “hiểu nhau” vì cùng sử dụng chung các dữ liệu thuộc tính lõi và việc chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng trở nên dễ dàng vì chúng được tổ chức theo cùng một kiến trúc dữ liệu. Với phương pháp tổ chức dữ liệu trên cloud theo kiến trúc dữ liệu này có thể hình dung toàn bộ phiên bản số của từng thực thể dù nó được khắc họa bởi rất nhiều cơ quan, tổ chức (cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, doanh nghiệp,…) trong một tổng thể thống nhất như vốn diễn ra trong thế giới thực. Con người có thể hiểu rõ bức tranh logic toàn cảnh này nhưng chỉ có các công nghệ số mới có thể tạo ra và xử lý nó. 

Bước 4. Xác định các phương pháp thu thập dữ liệu cho các phiên bản số

Thu thập dữ liệu là khâu vô cùng quan trọng trong ứng dụng CNTT. Dữ liệu chính xác hay không, kịp thời hay không ảnh hưởng trực tiếp lên chất lượng của kết quả xử lý. Dữ liệu có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau.

1.Thu thập trực tiếp:

Đây là cách thu thập phổ biến nhất và cũng quan trọng nhất vì nó phản ánh dữ liệu trạng thái thu được từ thực thể đang vận động trong thực tế.

• Cách thủ công, truyền thống: Là cách con người trực tiếp ghi chép dữ liệu khi quan sát thực thể. Ví dụ cán bộ ngành điện đi ghi số điện khi đọc số công tơ điện tại từng hộ gia đình. Cách này bị hạn chế bởi nhiều lý do: chỉ thu thập được dữ liệu rời rạc, mang tính chủ quan, có độ chính xác thấp, thông tin không đầy đủ, mất thời gian,…
• Cách sử dụng thiết bị IoT: Là cách sử dụng các cảm biến, camera, RFID, GPS,… để thu thập dữ liệu “sống” về các thực thể trong hoạt động thực tế. Bằng cách này có thể thu thập dữ liệu tức thời (real time), khách quan, chính xác và liên tục. Khả năng này dẫn đến sự hình thành một khái niệm mới là realtime economy (tạm dịch là nền kinh tế ứng phó tức thì). Trong môi trường đó, phương thức hoạt động của các doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn. Ứng dụng các IoT vào thu thập dữ liệu là điểm khởi đầu của quá trình chuyển đổi số.

2.Thu thập từ nguồn có sẵn

Có những dữ liệu đã có sẵn từ một nguồn khác mà doanh nghiệp có thể hay bắt buộc phải tiếp nhận để kế thừa nguồn dữ liệu hiện có hay để đảm bảo tính nhất quán. Trường hợp phổ biến là khi chuyển đổi số, ở các doanh nghiệp đã thực hiện tin học hóa có sẵn một số CSDL phục vụ hoạt động quản lý của mình thì có thể thực hiện việc kế thừa dữ liệu bằng cách lọc và chuyển dữ liệu từ các CSDL cũ sang CSDL mới theo kiến trúc dữ liệu đã được xây dựng chung cho phiên bản số của từng thực thể. Hình sau mô tả quá trình chuyển hóa dữ liệu này.

3.Thu thập từ chuyển đổi từ tín hiệu tương tự sang số

Là cách thu thập dữ liệu từ một nguồn hiện hữu nhưng ở dạng khác. Ví dụ điển hình là thu thập dữ liệu từ việc quét và nhận dạng tài liệu giấy hay dữ liệu chuyển đổi từ lời nói sang văn bản (voice to text), thậm chí là từ ý nghĩ sang tín hiệu số. Cách thu thập dữ liệu này có thể xem là thu thập bằng các IoT mềm. Chú ý là IoT cứng luôn cho dữ liệu trạng thái đang diễn ra còn IoT mềm thường cho dữ liệu chuyển từ analog sang digital như nhận dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh,…

4.Thu thập từ nguồn khác

Thu thập dữ liệu từ các mạng xã hội liên quan đến một đối tượng hay chủ đề nào đó thông qua các phần mềm tìm kiếm (như social listerning) cũng được xem là một phương pháp thu thập dữ liệu mới trong kỷ nguyên số.

“Phiên bản số” của các thực thể là khái niệm mới trong thời chuyển đổi số vì chỉ khi có những công nghệ số, đặc biệt là công nghệ IoT, phiên bản số của các thực thể mới có thể xây dựng được đầy đủ và ngày càng gần hơn so với bản thực của thực thể.

Cũng cần nhấn mạnh thêm rằng “giải pháp công nghệ” cũng là một dạng thực thể (phi vật thể). Trong giai đoạn phát triển hiện nay, các công nghệ cao, công nghệ mới xuất hiện và thay đổi hàng ngày. Vì vậy, ở tất cả các doanh nghiệp, việc xác định và xây dựng phiên bản số cho những giải pháp công nghệ mới phù hợp với lĩnh vực hoạt động của mình đóng vai trò rấr quan trọng. Đôi khi, với những đóng góp của công nghệ IoT, người ta có thể sáng tạo ra giải pháp công nghệ mới ngay chính trong doanh nghiệp của mình. Nội dung này sẽ được đề cập trong mục kế tiếp.

Đón đọc Kỳ 2