Văn phòng trực tuyến: tiện dụng, tiện nghi, tiện lợi

Mô hình văn phòng trực tuyến (VPTT) hiện đã không còn xa lạ trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Với mô hình này, doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một khoản tiền lớn để thuê văn phòng, thuê nhân sự, hay đầu tư mua sắm trang thiết bị, bàn ghế, máy móc, hạ tầng internet, điện nước…, mà vẫn có thể sở hữu ngay một văn phòng khang trang, đầy đủ tiện nghi ngay ở vị trí trung tâm thành phố chỉ với tiền thuê vài trăm ngàn đồng/tháng.

Mô hình chuẩn

Về khái niệm, gọi là VPTT nhưng thật ra phải dựa trên một địa chỉ văn phòng cho thuê có thật. Một địa chỉ cụ thể nào đó, theo cách truyền thống người chủ mặt bằng chỉ có thể cho một hoặc vài doanh nghiệp thuê làm văn phòng để kinh doanh/giao dịch, thì nay với mô thức VPTT, một địa chỉ có thể có hàng ngàn doanh nghiệp. Và mỗi doanh nghiệp có quyền xem đây và giới thiệu với đối tác là địa chỉ kinh doanh/giao dịch của công ty mình.

Khu vực lễ tân


Khu vực tiếp khách chung

Điểm giống nhau của các VPTT là tất cả đều phải nằm ở vị trí trung tâm thành phố, địa chỉ càng đắc địa, càng nằm trong những tòa cao ốc sang trọng càng lên hạng. Bên trong VPTT được thiết kế rất khang trang, bao gồm phòng lễ tân (có nhân viên lễ tân), phòng họp, phòng tiếp khách, phòng làm việc, phòng hội thảo, và dĩ nhiên đầy đủ trang thiết bị văn phòng bàn ghế, máy tính, máy chiếu, đường truyền tốc độ cao… Vì vậy doanh nghiệp đi thuê VPTT không cần phải đầu tư, lúc đến làm việc cũng như khi ra đi không phải mang theo bất cứ thứ gì từ máy móc, con người đến dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các chi phí trong việc thành lập một địa chỉ kinh doanh/giao dịch.

Mô hình VPTT phù hợp với các cá nhân kinh doanh tại nhà hoặc các công việc phải di chuyển nhiều; các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới thành lập hoặc chi nhánh các doanh nghiệp có trụ sở không nằm tại TP; các nhóm hoặc cá nhân làm công việc tự do hoặc làm theo dự án. Sử dụng VPTT, doanh nghiệp có thể làm việc ở bất cứ đâu mà vẫn đảm bảo kết nối và quản lý công ty. Khi có điện thoại gọi đến công ty, phía cung cấp dịch vụ sẽ có nhân viên tiếp tân trực tiếp trả lời các cuộc gọi đến (cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh). Trong trường hợp đối tác cần gặp doanh nghiệp để trao đổi thì hệ thống tổng đài sẽ kết nối trực tiếp đến số di động của doanh nghiệp. Khi cần họp hành, bàn bạc mặt đối mặt với đối tác, doanh nghiệp cứ báo trước với bên cho thuê VPTT, họ sẽ bố trí, sắp xếp phòng họp nghiêm chỉnh, đầy đủ biển hiệu, logo, trợ lý và phiên dịch (nếu doanh nghiệp yêu cầu).

Hệ thống VPTT thường được trang bị phần mềm quản lý văn phòng (quản lý khách hàng, quản lý email của khách hàng, hệ thống data trực tuyến, hệ thống fax to email, tổng đài…), vì thế tất cả fax, email, voicemail… gửi đến đều được chuyển tiếp đến email của doanh nghiệp. Đối với những văn bản mở, phía cho thuê sẽ scan gửi lại cho doanh nghiệp, nếu thư có dán tem, thư mật sẽ báo email cho doanh nghiệp đến lấy để khỏi mất công doanh nghiệp.

Dịch vụ cafe đi kèm

Phục vụ từ A tới Z

Một doanh nghiệp mới mở, ít vốn thường không thể thuê bảo vệ, thư ký, tiếp tân, văn thư lưu trữ, đường truyền internet, fax, tổng đài… Mô hình chia sẻ thông minh của VPTT dựa trên nền tảng công nghệ chính vì thế đã tháo gỡ rất nhiều khó khăn cho đối tượng doanh nghiệp mới thành lập. Thuê một VPTT là doanh nghiệp có đủ tất cả, mọi thứ đều có sẵn giống như một công ty thu nhỏ nhưng đầy đủ các tiện ích của một tập đoàn. Mỗi tháng doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra khoảng vài trăm ngàn đồng phí thuê là đã có một văn phòng hiện đại. Tùy số lượng dịch vụ đi kèm và vị trí đắc địa, mức giá thuê hàng tháng hiện nay rất đa dạng, mức thấp có thể là 150.000 đồng/tháng và cao hơn có thể lên đến vài triệu đồng/tháng. Như tại Hi – Office, gói thấp nhất là 190.000 đồng/tháng (doanh nghiệp được sử dụng địa chỉ; khu vực tiếp khách, lễ tân chung; tiếp nhận/chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm và thông báo bằng email đến doanh nghiệp; được phục vụ nước uống, sử dụng internet, Wi-Fi miễn phí; dùng số fax chung). Gói cao nhất của Hi –Office là 2.680.000 đồng (ngoài những dịch vụ của gói thấp nhất đã kể trên, doanh nghiệp được đặt tên bảng hiệu công ty; cà phê miễn phí; số fax riêng, tổng đài nội bộ riêng và chuyển tiếp cuộc gọi; số điện thoại riêng, miễn phí cơm trưa văn phòng; lễ tân tổng đài và phục vụ riêng…).

Phòng làm việc


Phòng họp

Các VPTT cơ bản là tương đồng, điểm khác nhau chính là những dịch vụ, tiện ích đằng sau nó. Tại Hi – Office, doanh nghiệp đến thuê VPTT ở đây không chỉ để có một địa chỉ giao dịch thuận tiện nhất, mà còn được cung cấp các đa tiện ích tại chỗ. Thường các doanh nghiệp mới thành lập không đủ các mối quan hệ, không đủ tiềm lực, kiến thức để lo toàn vẹn cho công ty, thì tại đây doanh nghiệp sẽ được cung cấp đầy đủ các dịch vụ, từ các vấn đề quan trọng như tư vấn thiết kế thương hiệu, đặt máy chủ, đăng ký tên miền, báo cáo tài chính, luật sư tư vấn về luật kinh tế, luật dân sự, tranh chấp, đến những việc giản đơn khắc dấu, in hóa đơn đỏ, mở số thuế ban đầu… Nói chung các vấn đề liên quan đến pháp chế doanh nghiệp tổng thể, cầu nối xúc tiến, hợp tác truyền thông đều có đủ. Ở Hi- Office còn kết hợp mô hinh quán cà phê trên sân thượng, những doanh nghiệp có thể biến chỗ này thành nơi vừa làm việc vừa thư giãn, và dùng thức ăn thức uống ở đây có thể được miễn phí tùy vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp đã chọn. Hoặc tại G-Office, dịch vụ cộng thêm là in danh thiếp, gọi điện thoại quốc tế qua internet, đăng ký giấy phép kinh doanh, scan/photo…

“VPTT không sản sinh ra doanh nghiệp ma” Với đặc thù một địa chỉ có hàng ngàn doanh nghiệp đến thuê, và mỗi doanh nghiệp đều có thể giới thiệu với đối tác đây là văn phòng của công ty mình. Vậy mô hình VPTT liệu có vô hình chung trở thành nơi tiếp tay cho các doanh nghiệp “ma” phát triển? TH&ĐS đã có cuộc trao đổi với ông Trần Quang Tiến, Tổng Giám đốc VPTT Hi – Office về khả năng này. Thưa ông, những tiện ích từ mô thức VPTT mang lại cho doanh nghiệp rõ ràng là rất lớn. Song việc một doanh nghiệp trên danh nghĩa có địa chỉ văn phòng kinh doanh nhưng thật chất là không có gì cả dễ dẫn đến hiểu nhầm là doanh nghiệp ấy đang lừa đối tác? Về bản chất thì hiện nay do hai bên phải có trách nhiệm tự kiểm chứng, tự xác minh quy mô, bản chất doanh nghiệp của nhau. Hi – Office cũng như các VPTT khác chỉ cung cấp cho doanh nghiệp hạ tầng, địa chỉ thật, con người thật nhằm nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Bản chất của VPTT là chia sẻ giá trị với nhau chứ không phải là để lừa nhau. Phía doanh nghiệp đến thuê là để giá trị được nâng cao, phía cung cấp dịch vụ chúng tôi thì luôn mong muốn làm sao để đưa ra được những gói dịch vụ nhiều nhất, hài lòng và mang giá trị cao nhất cho khách hàng. VPTT không sinh ra doanh nghiệp lừa, mà là do doanh nghiệp lừa vào đây thuê, nên không thể nói đổ gánh nặng ấy lên vai VPTT. Doanh nghiệp khi đã cố tình lừa thì văn phòng của họ đặt ở đâu cũng vẫn là lừa. Vả lại pháp luật chúng ta cho phép nhiều công ty đặt tại một địa chỉ, và lại Việt Nam đã vào WTO, doanh nghiệp được phép mở công ty thoải mái, không cần xác minh địa chỉ, chỉ cần chủ đại diện pháp luật phải tự chịu mọi trách nhiệm trước cơ quan pháp luật. Nhưng ít ra, phía cung cấp VPTT cũng phải có những tiêu chí tuyển chọn hoặc biện pháp kiểm tra, kiểm soát gì đó đối với doanh nghiệp đến thuê? Có chứ. Đến với Hi – Office, tiêu chí đặt ra của chúng tôi trước hết là xác minh nhu cầu, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, xem sản phẩm của họ có phát triển cho cộng đồng doanh nghiệp ở Hi – Office hay không (vì chúng tôi đang hoạt động song song sàn môi giới doanh nghiệp). Tiếp đến, với mỗi doanh nghiệp đến thuê, chúng tôi đều có công văn gửi lên cơ quan thuế, xác minh cho họ biết doanh nghiệp đó đang tồn tại. Nếu hết hợp đồng thuê không tái ký, sau 3 lần gửi văn bản nhắc nhở, bên chúng tôi sẽ gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông báo doanh nghiệp này đã hết thời hạn hợp đồng ở đây. Cơ quan thuế sẽ ghi vào hồ sơ để theo dõi, xác minh thông qua hóa đơn trong trường hợp doanh nghiệp vẫn dùng địa chỉ để ghi hóa đơn, để lừa, sau đó cơ quan thuế sẽ đánh công văn cảnh báo doanh nghiệp bỏ trốn. Chúng tôi phải làm tuần tự các bước như thế để tăng độ uy tín của địa chỉ VPTT, phối hợp với cơ quan thuế góp phần hạn chế doanh nghiệp “ma” hoạt động. Môi trường pháp lý cho hình thức VPTT phát triển theo ông hiện đã đủ chưa? Theo tôi vấn đề pháp lý để quản lý VPTT hiện nay là ổn và hợp lý. Các cuộc họp hiệp thương giữa Sở Kế hoạch Đầu tư và Chi cục Thuế TPHCM gần đây cũng đã chấp nhận và thống nhất cách quản lý VPTT này. Cảm ơn ông!

Danh sách VPTT với những vị trí đắc địa hiện nay: –    Central Office (L14 – 08B, Tầng 14, Trung tâm Vincom, 72 Lê Thánh Tôn, Q.1, TPHCM); –    Fimexco – Office (71C Đồng Khởi, TPHCM; 328 Hoàng Diệu, Đà Nẵng; 186 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội); –    Hi – Office (287 -289 Hai Bà Trưng, Q.3, TPHCM); SOffice (HD Tower, Lầu 5, 25bis Nguyễn Thị Minh Khai, Q.1; Central Garden, Lầu 7, 328 Võ Văn Kiệt, Q.1,TPHCM); –    G-Office (P.606 – khu B – IndoChina Park Tower – 4 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1; P.1901 – Saigon Trade Center – 37 Tôn Đức Thắng, Q.1; Tầng 1 – Rosana Tower – 60 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, TPHCM); –    i-Office (Tầng 4, 13, 19 Tòa nhà Indochina Park Tower – 4 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, TPHCM); IBC Office (P.802 – 57-59 – Hồ Tùng Mậu, Q.1, TPHCM); –    P-Office (Phòng 606, Tầng 6, Tòa nhà Indochina Plaza Hà Nội);

Bạch Đông
Tin học & Đời sống tháng 4.2013