Rảnh rỗi nhiều hơn để phát triển

Ngay lúc này đây, nếu bạn dành chút thời gian viết ghi chú trên mảnh giấy nhỏ xíu màu vàng hay vừa gửi xong một bức thư từ tài khoản Gmail thì bạn đang được hưởng thụ lợi ích từ một chương trình đổi mới. Chương trình này được cung cấp cho các nhân viên để tìm kiếm sự sáng tạo mà một vài trong số đó đã phát minh ra những thứ để đời.

Google, gã khổng lồ tìm kiếm đã nổi tiếng với tiêu chí “20%” – tỷ lệ thời gian mà nhân viên được rảnh rỗi trong tuần để theo đuổi những niềm đam mê riêng. Trước Google, 3M Corp cũng đã dành 15% thời gian cho nhân viên để tìm ra những điều mới mẻ, là tiền đề cho việc tạo ra loại giấy ghi chú màu vàng quen thuộc.

Sáng kiến đang ngày càng dành được nhiều hơn sự quan tâm của các nhà quản lý và đã trở thành một trong ba ưu tiên hàng đầu của một công ty. Khi những sáng kiến bị trì hoãn quá lâu trong sự chờ đợi mòn mỏi của công ty, người ta chứng kiến một số ông lớn như HP, Microsoft trở thành mục tiêu công kích của giới truyền thông. Những chương trình đổi mới sẽ loại bỏ các hạn chế đi kèm với công việc truyền thống cung cấp một chỗ dựa an toàn nếu thất bại và mọi người cố gắng thử nghiệm những việc làm đầy rủi ro.

Cụ thể với bộ phận công nghệ thông tin của công ty, việc phát triển của họ có phần rời rạc khi mà một người luôn luôn có thể cải thiện các thành phần trong sản phẩm. Hoạt động theo mô hình mô đun hóa, rất nhiều yếu tố chỉnh được đảm đương bởi cá nhân hay nhóm vài ba người.

Ưu và nhược điểm của các chương trình đổi mới

Nhắm đến trận chiến chống sự trì trệ trên nhiều mặt, các chương trình đổi mới cung cấp cho nhân viên sự tự do để khám phá và khả năng kiến tạo để cải thiện tinh thần và tăng hiệu hiệu quả kết quả công việc. Nếu may mắn đến, điểm đến cuối sẽ là một sản phẩm hay tính năng mà giúp làm tăng năng suất, tăng lợi nhuận hay cả hai.

Đồng thời chương trình loại này cũng đại diện cho một cách mới nhằm giữ chân nhân viên trong một thị trường lao động cạnh tranh ngày nay. Các phương pháp tạo động lực cũ đã hoàn thành sứ mệnh của mình để nhường chỗ cho một cái gì đó mới mẻ hơn. Bằng việc được tiếp thêm sinh lực bằng cách có những khoảng thời gian rảnh rỗi từ một công việc ngày qua ngày, các nhân viên sẽ có thể suy nghĩ theo hướng sáng tạo hay giải quyết các vấn đề hiện có.

Tuy nhiên cũng không thể nói là chương trình này không có nhược điểm. Đối với một số nhà quản lý, thật khó cho nhân viên của mình làm việc ít đi mà không giao cho họ một mục tiêu cụ thể. Đối với nhân viên, thật khó để tập trung sự chú ý khi được “nghỉ ngơi” và tìm kiếm một thứ vô định hình trong thế giới thực.

Tần suất

Một trong những yếu tố khó khăn nhất đểxác định một chương trình đổi mới là tần suất thực hiện của nó. Dù chưa phổ biến nhưng cũng có không ít các công ty đang thực hiệnmô hình này và ở họ ít có tính nhất quán.Thông thường thời gian cho chương trình là từ vài ngày cho đến một tuần hàng quý haymột số giờ hàng tuần. Một điều dường như rõ ràng: con số 20% của Google dường như là một tiêu chuẩn vàng để dành cho sáng tạo nhưng lại là mốc mà không nhiều công ty có thể đáp ứng. “Đẳng cấp” của họ là chưa đủ để cho nhân viên nghỉ 1/5 thời gian của một tuần làm việc và tỷ lệ 5-10% thì có vẻ hợp lý hơn.

Tiếp đó, vấn đề là bạn sẽ bố trí thời gian của chương trình đổi mới này ra sao, như vào ngày nào, giờ nào. Qua thống kê, khoảng thời gian được các công ty ưa thích sẽ là vào giữa tuần nhằm đem đến cho các nhân viên một khoảng dừng vừa đủ cũng như sẽ tổ chức thành các nhóm luân phiên nhau. Quy định một lượng thời gian liên tục và cố định sẽ giúp các nhân viên nhận thức rõ hơn về  năng lực bản thân và cảm thấy như là họ có thể làm một điều gì đó. Một hướng đi khác là cho phép nhân viên tích lũy thời gian và sắp xếp sử dụng nó giống như một kỳ nghỉ.

Một trong những yêu cầu ở đầy là kết quả công việc phải được trình bày trước các đồng nghiệp, có thể là chỉ trong năm phút. Thậm chí nếu ai đó không hoặc chưa thành công, họ vẫn phải tham gia diễn thuyết bởi có thể mang đến kinh nghiệm cho những người khác. Cuối cùng, nhà quản lý vẫn phải tập trung cho những chương trình làm việc chính thức và xử trí linh hoạt bởi rất nhiều sản phẩm đòi hỏi mất nhiều thời gian phát triển hơn so với ước tính.

Triển khai

Tất nhiên không phải hầu hết các chương trình đổi mới đều mang đến kết quả trong một sớm một chiều. Hãy kiên nhẫn bởi bạn đang trồng một hạt giống và phải mất thời gian để các ý tưởng nảy mầm. Trong khi các nhân viên đang dành thời gian tìm kiếm một thứ gì đó mới mẻ, việc bạn cần làm là lên một kế hoạch đầy đủ và chu đáo cho nó nhằm mang đến hiệu quả tối đa cho những gì bỏ ra. Có nhiều yếu tố phải tính đến như khối lượng công việc cần thực hiện khi nhân viên vắng mặt, nơi họ nghỉ làm để có thể liên lạc dễ dàng khi cần. Các nhà quản lý vẫn luôn cần kết quả ngay lập tức nên việc triển khai các hành động khuyến khích trong ngắn hạn là cần thiết. Hơn thế họ sự đổi mới sẽ làm thay đổi việc kinh doanh hiện tại và bằng cách làm chậm sự đầu tư sẽ ngăn khách hàng chuyển sang một cái gì đó rẻ hơn.

Với những đòi hỏi của một môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và đông đúc, các công ty đang cần lắm sự sáng tạo để có thể làm nổi bật dấu ấn của mình trong lòng người tiêu dùng. Các chương trình đổi mới, mà sẽ mang đến sự tự do cho nhân viên cần được phối hợp trong một hệ thống giải pháp tổng thể của công ty. Nếu không có sự chuẩn bị, đó sẽ chỉ là một sự lãng phí không cần thiết, lãng phí về thời gian, tiền bạc, chất xám và có thể là cả sức cạnh tranh của công ty về lâu dài.

Làm thế nào để bắt đầu một chương trình đổi mới – Quyết định xem chương trình sẽ chiếm tỷ lệ bao nhiêu trên tổng thời gian làm việc, 20% – 10% hoặc ít hơn. Không có một quy tắc cứng hay nhanh chóng nào cả, bạn cần cân bằng giữa năng suất của nhân viên với những sáng tạo. – Quản lý các chương trình đổi mới nhằm hướng nó tới “công việc thực tế”. – Tham gia tự nguyện, không phải tất cả mọi người trong bộ phận của bạn đều muốn “chơi”. – Mở rộng sự tham gia của các đối tượng chứ không chỉ riêng bộ phận công nghệ thông tin. – Áp dụng một số nội quy và cam kết để đảm bảo chương trình không kéo dài mãi mà không có kết quả. – Xem xét các giải pháp hỗ trợ cho sự hợp tác như địa điểm để thảo luận, phương tiện thuyết trình hay một không gian hoàn toàn yên tĩnh. – Theo dõi và lưu trữ các ý tưởng, dù nó thành công hay bỏ đi thì cũng chỉ áp dụng cho một thời điểm chứ không phải cho cả  quá trình. – Suy nghĩ nghiêm túc về một phần thưởng mà không chỉ có ý nghĩa động viên tinh thần dù bạn đã trả lương cho các nhân viên. và đừng có chế nhạo hay thậm chí là sa thải một ai đó vì ý kiến của họ. – Phác thảo những gì bạn muốn với nhân viên về định hướng kinh doanh, văn hóa công ty hay mục tiêu ứng với giai đoạn hiện tại và tổ chức tiếp thu nhằm điều  chỉnh chương trình, các dự án, kế hoạch dựa trên thông tin phản hồi từ các bộ phận.

Mạnh Tuấn
Tin học & Đời sống tháng 4.2013