Dịch vụ điện thoại nào cho doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ thường ít khi quan tâm xây dựng hệ thống điện thoại tốt cho doanh nghiệp của mình dù đây là thiết bị hỗ trợ kinh doanh quan trọng. Vậy những điều nào là đáng quan tâm cho doanh nghiệp của bạn khi muốn trang bị hệ thống điện thoại phục vụ cho công việc kinh doanh và phát triển lâu dài với giá thành hợp lý.

Phải đi từ nhu cầu

Những hệ thống điện thoại hỗ trợ cho doanh nghiệp hiện nay có sẵn khá nhiều, nhưngđiều đó cũng sẽ khiến bạn khá lúng túng.Trước khi lựa chọn nhà cung cấp nào thì điềuquan trọng trước tiên là bạn cần phải xem xét nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Cần đặt ra những câu hỏi như doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp tục trưởng thành và phát triển với số lượng nhân viên nhiều hơn 50 người trong một thời gian ngắn? Nếu vậy thì một hệ thống điện thoại PBX chuyên dụng sẽ là sự lựa chọn phù hợp nhất cho bạn. Dễ dàng cài đặt và thiết lập cấu hình hơn nhiều so với các hệ thống điện thoại thông thường. Dễ dàng quản lý nhờ giao diện cấu hình nền web, không cần đường dây điện thoại riêng. Người dùng đơn giản là chỉ cắm điện thoại của họ vào cổng ethernet và dịch vụ này vẫn giữ được số điện thoại hiện có của người dùng. Nhờ giao thức SIP nên cuộc gọi có thể chuyển hướng bất kỳ đâu trên thế giới mà chi phí không tăng đáng kể nhờ tận dụng mạng Internet.

Nếu hệ thống của bạn cần có tùy chọn ID người gọi, phương tiện hội nghị, loa ngoài, quay số với một chạm… Tần suất các cuộc gọi nước ngoài lớn thì sao? Hệ thống điện thoại VOIP (Voice Over Internet Protocol) có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn một khoản chi phí cuộc gọi rất đáng kể. VOIP chính là tiếng nói qua giao thức Internet. Công nghệ tiếng nói qua IP dễ dàng hỗ trợ các nhiệm vụ với mức chi phí thấp hơn nhiều so với các dịch vụ thoại khác. Với đường dây điện thoại băng thông rộng có thể thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng một lúc, rất hữu ích cho doanh nghiệp. Hơn nữa, kết hợp với công nghệ truyền thông cho phép tích hợp các dịch vụ khác trên internet như hội nghị truyền hình, nhắn tin…

Ngoài ra, khi đánh giá nhu cầu tổng thể của doanh nghiệp bạn, điều quan trọng là phải hiểu được sự khác biệt giữa các giao thức viễn thông khác nhau của các dịch vụ đó. Xem xét các tư vấn từ các chuyên gia trong ngành cũng là điều cần thiết trước khi đầu tư vào thiết bị viễn thông. Một nhà tư vấn sẽ có những kiến thức chuyên  sâu để có thể đưa ra những đánh giá chính xác cho nhu cầu doanh nghiệp của bạn cũng như những dịch vụ phù hợp từ các nhà cung cấp.

Voip hay điện thoại cố định?

Đối với doanh nghiệp nhỏ, VoIP có vẻ như là một giải pháp khá lý tưởng bởi nó cung cấp các cuộc gọi miễn phí, nhưng có một số cân nhắc cho doanh nghiệp của bạn nên xem xét chặt chẽ trước khi sử dụng VoIP. Rất ít các doanh nghiệp dựa trên VoIP cho tất cả các cuộc gọi của họ, mà chỉ sử dụng nền tảng này cho các cuộc gọi đường dài hay quốc tế. Bởi VoIP có những ưu và nhược điểm của riêng nó. Ưu điểm chính của VoIP đó chính là các cuộc gọi sẽ được miễn phí khi chuyển qua internet, nên có thể liên kết, giao dịch với khách hàng hay nhân viên của mình ở xa qua VoIP trực tiếp đến máy tính xách tay hay máy tính bảng của họ. Các cuộc gọi quốc tế thì VoIP chính là sự lựa chọn số một. VoIP cũng có thể được sử dụng cho cuộc gọi hội nghị. Hiện nay, có một số loại điện thoại lai có thể sử dụng như một chiếc điện thoại cố định theo tiêu chuẩn và cũng có thể là  một chiếc điện thoại VoIP khi cần thiết. Nhưng bên cạnh những ưu điểm vượt trội đó của VoIP thì nó cũng có những nhược điểm cần phải bàn tới. Đó là khi thực hiện cuộc gọi qua internet thì chất lượng cuộc gọi có thể không đồng đều và ảnh hưởng đến quá trình đàm thoại. Những thiết lập ban đầu có thể tốn kém cho các doanh nghiệp nhỏ. Hơn nữa, vì VoIP sử dụng qua đường internet nên khả năng mở đường cho sự xâm nhập của virus đến hệ thống máy tính trong công ty bạn là điều hoàn toàn có thể xảy ra, nếu bảo mật không tốt thì hậu quả khôn lường. Và một điều nữa đó là sự miễnphí cuộc gọi chỉ có thể áp dụng cho người ở phía bên kia cũng sử dụng dịch vụ VoIP của nhà cung cấp đó. Điều quan trọng là bạn cần có sự tính toán hợp lý để có thể tận dụng tối đa những lợi thế từ các dịch vụ đó mang lại và hạn chế những nhược điểm của chúng để có thể phù hợp nhất với hoàn cảnh của công ty bạn.

 

Sự lựa chọn hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp của bạn có nghĩa là sự hiểu biết không chỉ cho nhu cầu hiện tại mà có thể tùy biến dễ dàng để thay đổi phù hợp trong tương lai. Khi đánh giá về viễn thông cần phải tìm hiểu những vấn đề mang tính then chốt trước khi lựa chọn một dịch vụ để sử dụng lâu dài, như khối lượng các cuộc gọi hiện tại của doanh nghiệp bạn như thế nào, đối tượng gần hay xa, khả năng thay đổi trong tương lai ra sao? Bạn có một kết nối Internet nhanh chóng và đáng tin cậy hay không để cho phép các hệ thống VoIP có thể hoạt động một cách hiệu quả không? Phần cứng và phần mềm viễn thông mới của bạn có phù hợp chức năng với các thiết bị hiện tại hay không? Và những tính năng mới được khai thác trong hệ thống viễn thông như thế nào?… Có như vậy, đồng tiền bạn bỏ ra để mua dịch vụ mới thực sự đáng để đầu tư về lâu về dài cho sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

PBX là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh Private Branch Exchange (Tổng đài Nhánh Riêng), là một mạng điện thoại riêng được sử dụng trong phạm vi một công ty. Những người sử dụng hệ thống điện thoại PBX dùng chung một số đường điện thoại ngoài để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài. Hệ thống PBX kết nối các điện thoại nội bộ trong một doanh nghiệp đồng thời cũng kết nối chúng vào mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Một trong những khuynh hướng mới nhất trong sự phát triển của hệ thống điện thoại PBX là VoIP PBX, hay còn được gọi là IP PBX, sử dụng Giao thức Internet để truyền dẫn các cuộc gọi.

Điện thoại SIP giống như  Điện thoại VoIP hoặc điện thoạimềm. Đây là các điện thoại cho phép thực hiện các cuộc gọi bằng cách sử dụng công nghệ VoIP (giao thức truyền giọng nói qua Internet). Có hai loại điện thoại SIP. Loại thứ nhất là điện thoại SIP chạy trên phần cứng giống như điện thoại để bàn nhưng có thể nhận và thực hiện các cuộc gọi qua internet thay  vì hệ thống PSTN truyền thống.

Việt Nguyễn
Tin học & Đời sống 166 – Tháng 10.2012