Công nghệ phân tích dữ liệu trong quản trị nhân sự

Sự chuyển dịch số là hiện tượng toàn cầu có tầm ảnh hưởng tới mọi tổ chức và tới từng bộ phận kinh doanh của mỗi tổ chức ấy, đặc biệt trong quản lý nguồn nhân lực. Ngày nay, với những ứng dụng công nghệ trong kinh doanh và truyền thông, một kho dữ liệu quý giá về nhân lực đã được thiết lập. Đó là thông tin về những người lao động có năng lực tốt, thông tin nội bộ về nhân viên, những kỹ năng và năng lực về nhân viên của đối thủ cũng như thị trường nhân lực địa phương.

Nghiên cứu cho thấy, hầu hết các cách tiếp cận nguồn nhân lực truyền thống đã không còn hiệu quả để đáp ứng cho việc tìm kiếm và gắn kết nhân tài, không có khả năng tối ưu nguồn nhân lực cũng như không đáp ứng được nhu cầu nâng cao hiệu quả của các chương trình đào tạo. Thực tế đó đòi hỏi bộ phận nhân sự cần phải tìm các giải pháp tốt hơn để tối ưu hoá dữ liệu có sẵn, nhằm đưa ra những quyết định tốt hơn về nhân sự.

Trong những năm gần đây, người ta đã coi phân tích dữ liệu là một cuộc cách mạng trong việc đưa ra các quyết định về tiếp thị và chuỗi cung ứng hàng hoá. Và cho đến nay, phương pháp này ngày càng thể hiện tính ưu việt của nó trong lĩnh vực nhân sự. Nhiều nhà quan sát đã ghi nhận phân tích là giải pháp giúp cho bộ phận nhân sự có thể nhanh chóng tổng hợp một lượng lớn thông tin, nhận biết được xu hướng và mô hình hành vi cũng như hiệu suất cuả người lao động. Từ những phân tích đơn giản cho đến những phân tích mang tính chất dự đoán, mô hình hoá hay dữ liệu lớn, bộ phận nhân sự nay đã có thể phát huy tiềm năng của các số liệu này hơn là đánh giá trực quan qua những con số hiệu suất thông thường.

Biết mọi điều diễn ra bằng phân tích dự đoán
Các công cụ phân tích hiện nay có thể ứng dụng một cách rộng rãi trong lĩnh vực nhân sự. Ví dụ, những công cụ này cung cấp những thông tin chuyên sâu cần thiết để giúp nhân viên có thể bắt kịp những yêu cầu thay đổi kỹ năng cần thiết. Nó cũng có thể giúp tìm hiểu xem liệu kênh tuyển dụng nào có thể mang lại kết quả tuyển dụng tốt nhất, cũng như nhận ra những nhân viên tiềm năng, và đồng thời, hỗ trợ việc lập kế hoạch kế tiếp. Bằng việc cung cấp những hiểu biết sâu sắc về hiệu suất của người lao động, chính công cụ phân tích có thể giúp cho bộ phận nhân sự chứng tỏ những giá trị về kinh doanh mà nó mang lại.
Các công cụ phân tích dữ liệu rất quý giá bởi khả năng hỗ trợ cho lãnh đạo hiểu rõ điều gì đang diễn ra trên thị trường lao động. Cùng lúc đó, ngày càng nhiều các tổ chức kinh doanh cũng đang làm quen với công nghệ Phân tích dự đoán để tìm hiểu xem điều gì sẽ diễn ra, nhằm sẵn sàng đối phó cho những việc sắp xảy ra và các vấn đề nhân sự.
Công cụ “Phân tích dự đoán” giúp dự đoán sự ổn định, doanh thu, sự hài lòng – là những điều điều tối quan trọng mà bộ phận nhân sự cần nắm rõ về nhân viên của mình. Bằng khả năng tiếp cận rộng lớn các yếu tố liên quan đến sự không hài lòng hay lý do bỏ việc của nhân viên – ví dụ như thậm chí không nghỉ phép hay làm một công việc trong thời gian quá dài, đánh dấu những nhân viên có khả năng nghỉ việc… Phân tích dự đoán sẽ giúp người quản lý  cơ hội để đưa ra những quyết định kịp thời, ví dụ như việc đưa ra công việc mới hay thưởng thêm, để có thể giữ chân nhân viên của mình, gắn bó hơn và hài lòng hơn.
 
Thêm vào đó, một số giải pháp phân tích nâng cao còn cho phép bộ phận nhân sự định hình được các tình huống “nếu như” để quyết định được các hoạt động tương lai, bằng việc đặt câu hỏi: “Sẽ thế nào nếu chúng ta bổ nhiệm nhân viên bán hàng có thành tích tốt này, điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất cũng như tinh thần của những nhân viên bán hàng khác trong cùng nhóm?” Hoặc: “Việc tái cấu trúc bộ phận này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến phong độ và khả năng duy trì của nhân viên?”
Những người quản lý có thể hình dung ra các viễn cảnh khác nhau, điều chỉnh tuỳ theo và bắt kịp với hành động để đưa ra kết quả tốt nhất. Kết quả của quá trình phân tích được trình chiếu bằng hình ảnh, những báo cáo tương tác hay những biểu đồ dễ đọc, sử dụng những thuật ngữ kinh doanh thông thường thay vì ngôn ngữ lập trình rắc rối.
Cách tiếp cận này cho phép người quản lý sử dụng phân tích trong khi làm việc và dựa trên những quyết định kinh doanh tức thì. Bởi vậy, phân tích có thể là công cụ đầu tiên được sử dụng bởi bộ phận nhân sự hoặc những người quản lý kinh doanh, những người không hiểu biết quá nhiều trong lĩnh vực công nghệ nhưng vẫn có thể sử dụng để phát triển phân tích hoặc báo cáo.

Sử dụng Dữ liệu lớn cho việc quản lý nhân tài
Các giải pháp phân tích đem lại khả năng đọc một lượng lớn thông tin nhanh chóng, chọn lọc trong một bể dữ liệu lớn những thông tin chính xác hơn cho người dùng.
Việc xây dựng các công cụ phân tích tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự có thể khiến mọi việc trở nên đơn giản hơn khi chuyển dữ liệu xuyên suốt các quá trình của nhân sự và các yếu tố như sự gắn kết của nhân viên, chi phí để giữ chân nhân tài… Tuy nhiên thông tin nội bộ như tài chính hay sản xuất, kinh doanh, cùng với dữ liệu bên ngoài về việc tuyển dụng của các công ty đối thủ, thực tế lương thưởng và sự mong đợi của khách hàng là quan trọng như nhau.
Tất cả những điều đó sẽ mang lại lợi ích khi sử dụng dữ liệu lớn trong lĩnh vực nhân sự. Đặc biệt là khi ngày nay, một lượng lớn thông tin không thể tìm kiếm được theo cách truyền thống, mà nó được tìm thấy trong email, mạng xã hội, blog hay các dạng không xác định khác. Giải pháp phân tích Dữ liệu lớn khiến mọi thứ trở nên dễ để cộng gộp cả những dữ liệu không được cấu trúc vào việc phân tích nguồn nhân lực để giải quyết cùng lúc một khối lượng lớn các vấn đề.
Ví dụ như nếu một công ty đang cân nhắc về việc mở thêm bộ phận Nghiên cứu và Phát triển ở một khu vực mới, dữ liệu lớn có thể hỗ trợ trong việc so sánh chi phí nhân sự và những kỹ năng có sẵn ở các địa điểm khác nhau. Hoặc có thể giúp bộ phận nhân sự am hiểu sâu sắc hơn về kinh nghiệm của nhân viên trong các bộ phận của doanh nghiệp, và từ đó đưa ra những chính sách nhằm nâng cao sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên.
Một cách ngắn gọn, công nghệ phân tích có khả năng đem lại những lợi ích tiềm năng lớn lao cho lĩnh vực nhân sự. Tuy nhiên, chỉ một số ít các tổ chức về nhân sự có những công cụ phân tích cần thiết để thực hiện các chức năng của mình môt cách hiệu quả. Với những ai đang theo đuổi việc phân tích, những nỗ lực của họ là rất đáng giá. Ứng dụng công cụ phân tích, bộ phận nhân sự có thể đẩy mạnh hiệu quả hoạt động của tổ chức và đưa ra những kế hoạch một cách chủ động. Quan trọng hơn, nó có thể trả lời những câu hỏi thực hành từ phía doanh nghiệp và trở thành nhà tư vấn đáng tin cậy về quản lý và khai thách tiềm năng của nhân tài, nhằm thúc đẩy thực hiện mục tiêu của tổ chức.