Số hóa dữ liệu để tiết kiệm và đảm bảo không có sự mất mát

Số hoá dữ liệu là quá trình quan trọng trong các lĩnh vực như khoa học dữ liệu, trí tuệ nhân tạo, học máy, và các lĩnh vực liên quan đến xử lý số liệu.

Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc ứng dụng CNTT vào số hoá và xây dựng CSDL hiện đại là giải pháp được các tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn để đẩy mạnh cải cách, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cho khách hàng/người dân được nhanh hơn, tốt hơn, mang lại hiệu quả nhiều hơn cho các bên. Cụ thể ở đây là việc cần thiết phải biến các kho vật lý lưu trữ hồ sơ bụi bặm và tốn chỗ kia – thành một cái “kho ảo”, là cơ sở dữ liệu hiện đại, đồng bộ với dung lượng lớn, lưu trữ thông minh, quản lý vận hành bảo mật an toàn, truy xuất nhanh, dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thông tin.

Việc  số hóa dữ liệu sẽ giúp Tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng:Dữ liệu điện tử có thể được tìm kiếm và truy xuất dễ dàng, nhanh chóng thông qua các từ khóa, bộ lọc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tìm kiếm thủ công trên giấy tờ.Theo Abbyy, một công ty chuyên về nhận dạng ký tự quang học và ngôn ngữ tự nhiên, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 80% thời gian xử lý tài liệu bằng cách số hóa quy trình.

Dễ dàng chia sẻ và khai thác thuận tiện: Dữ liệu điện tử có thể được chia sẻ dễ dàng qua email, mạng nội bộ, đám mây… giúp cho việc tương tác và trao đổi thông tin giữa các cá nhân, phòng ban, tổ chức trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.Theo McKinsey, việc sử dụng hiệu quả các công cụ trên mạng máy tính có thể nâng cao năng suất của nhân viên lên 20-25%.

Tự động hóa quy trình là xu hướng tất yếu: Dữ liệu điện tử là nền tảng cho việc ứng dụng công nghệ tự động hóa vào các quy trình nghiệp vụ, từ đó giảm thiểu thao tác thủ công, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. PwC ước tính rằng tự động hóa có thể tự động hóa tới 45% hoạt động của con người.

Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản: Số hóa dữ liệu giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu việc sử dụng tài liệu giấy, từ đó tiết kiệm chi phí in ấn, mua sắm vật tư văn phòng, chi phí thuê kho bãi lưu trữ và vận chuyển tài liệu.Theo Forbes, một nhân viên văn phòng trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy mỗi năm và các tập đoàn Mỹ đang lãng phí một khoản tiền khổng lồ, lên tới 120 tỷ USD mỗi năm, chỉ cho việc in ấn các biểu mẫu. Điều đáng chú ý là phần lớn số biểu mẫu này, sau 3 tháng sẽ trở nên lỗi thời và không còn giá trị sử dụng. Con số này cho thấy sự lãng phí tài nguyên và kém hiệu quả trong việc sử dụng giấy tờ tại các doanh nghiệp Mỹ, đồng thời nhấn mạnh tiềm năng to lớn của việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.

Nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ: Với hệ thống lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ khai thác,gia tăng đối tượng được tiếp cận, không phụ thuộc vào ranh giới địa lý. 

Nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ trực tuyến VNPT eDiG của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là hệ thống phần mềm giúp khách hàng chuyển đổi dữ liệu từ dạng hồ sơ giấy thành dữ liệu dạng tín hiệu số, được máy tính hiểu, đọc và lưu trữ vào kho CSLD của đơn vị. Hệ thống này được triển khai linh hoạt; dễ dàng tích hợp trên cơ sở hiện trạng của khách hàng; giúp tạo nên CSDL mở, dễ dàng tìm kiếm, truy cập và khai thác; các đơn vị có thể lập báo cáo thống kê hồ sơ, tổng hợp số liệu cực kỳ nhanh chóng.

Sử dụng mô hình điện toán đám mây, VNPT eDiG có thể đáp ứng trên diện rộng cho các khách hàng lớn, có thể lưu trữ nhiều cấp độ/các loại hồ sơ – kể cả thông tin hồ sơ chưa được xác định. Hệ thống hiện có 12 phân hệ với 66 nhóm chức năng và hơn 600 tính năng.