Dấu hiệu nào để biết đang chuyển đổi số đúng hướng?

Lúc này, nói đến thành công trong chuyển đổi số (CĐS) thì hơi sớm vì đó là quá trình dài, nhưng làm thế nào biết mình đang CĐS đúng hướng thì lại rất cần thiết đối với tất cả các tổ chức và doanh nghiệp (dưới đây gọi chung là các doanh nghiệp). Nếu không nhận biết được mình đang đi chệch hướng thì hậu quả thật khó lường và nhận ra càng chậm thì giá phải trả càng cao.

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi bản chất hoạt động của doanh nghiệp. Có thể nhận biết về những thay đổi này thông qua các dấu hiệu không khó nhận ra. Dưới đây là những dấu hiệu chính.

Năng suất lao động tăng

Chuyển đổi số hướng đến số hóa quy trình sản xuất (digitalization), biến quy trình sản xuất thành quy trình tự động có khả năng tối ưu hóa. Trong mọi trường hợp, theo hướng này, số lượng lao động tham gia quy trình sản xuất giảm vì thế, năng suất lao động (NSLĐ) tăng rõ rệt (vài chục hay vài trăm%). Đây là dấu hiệu quan trọng nhất và dễ nhận biết nhất. Nếu năng suất lao động không tăng, thậm chí là giảm thì cần nhanh chóng xem lại.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp phải xem xét lại vì sao đã triển khai CĐS 4 – 5 năm rồi nhưng NSLĐ không tăng, thậm chí giảm? Đa số câu trả lời liên quan đến cách hiểu và cách thực hiện số hóa quy trình. Trong xã hội có 2 cách hiểu (dẫn đến cách làm) khác nhau về số hóa quy trình:

Cách 1: Xem số hóa quy trình là ứng dụng công nghệ số nhằm biến quy trình sản xuất hiện tại thành “quy trình số” hay nói như có người diễn nôm là “đưa được quy trình sản xuất hiện tại lên không gian số (cyber) là sẽ chuyển đổi số thành công”. Nhiều ví dụ minh họa cho cách hiểu này: Ứng dụng AI vào nghiên cứu thị trường, marketing, tuyển sinh, ứng dụng Blockchain vào truy xuất nguồn gốc hàng hóa, giám sát chuỗi cung ứng, ứng dụng kỹ thuật thực tại ảo (VR, AR) vào du lịch hay bảo tàng, họp trực tuyến, đào tạo trực tuyến,…

Về bản chất, cách hiểu và làm này hướng đến làm tốt hơn quy trình sản xuất truyền thống bằng công nghệ số. Có thể, doanh nghiệp nào cần thì cũng có thể làm nhưng đây không phải là mục tiêu của CĐS.

Cách 2: Nhận thức số hóa quy trình là cơ hội đặc biệt mà công nghệ số mang lại vì dựa vào công nghệ số có thể tich hợp các công nghệ tiên tiến của thời đại (như công nghệ xanh hóa, tuần hoàn hóa,…) để thiết kế quy trình sản xuất hoàn toàn mới hoạt động tự động, tối ưu và có những ưu điểm vượt trội. Ví dụ: Nông nghiệp thông minh, ngân hàng số, mạng lưới phân phối D2C, kho thông minh,…

Đây thực sự là cách hiểu và làm đúng. Việc kiến tạo được quy trình sản xuất mới dựa trên công nghệ số là nền tảng cơ bản để loài người thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Đó là mục tiêu cao nhất của CĐS.

Dấu hiệu nhận biết: Nếu kết quả số hóa quy trình tạo ra quy trình sản xuất tự động, tối ưu thì CĐS đúng hướng còn nếu kết quả chỉ tạo ra được một vài cải tiến cho quy trình sản xuất thủ công – bán tự động như hiện nay (con người vẫn can thiệp trực tiếp vào thu thập dữ liệu và nhập liệu hoặc AI chỉ hỗ trợ được trong không gian cyber, không can thiệp được vào quy trình vật lý) thì chệch hướng.

Nhìn lại 5 năm qua, hình ảnh phổ biến ở nước ta là nhiều và làm theo cách 1.

Lượng dữ liệu được thu thập thủ công ngày càng thấp

Chuyển đổi số hướng đến hình thành quy trình sản xuất tự động nên việc thu thập dữ liệu phục vụ cho việc vận hành quy trình sản xuất đó cũng được thu thập tự động. Việc thu thập dữ liệu tự động bằng IoT mang lại nhiều lợi ích hơn hẳn so với thu thập dữ liệu thủ công: Có thể thu thập được dữ liệu đầy đủ, chính xác và theo thời gian thực. Vì lý do này, lượng dữ liệu được thu thập thủ công sẽ ngày càng thấp, dần tiến tới không (0). Đây là yếu tố cơ bản khởi động và làm nền cho quá trình CĐS diễn ra. Khi nào con người còn thu thập dữ liệu thì những hạn chế cố hữu của điện tử hóa (nước ta hay gọi là tin học hóa) còn ngự trị: Giám sát trong thời gian trễ (vụ việc được xử lý sau khi đã xảy ra), quyết định thiếu chính xác (vì thiếu thông tin), phụ thuộc vào chương trình lập sẵn (không có khả năng tối ưu hóa)… Vì thế, thu thập dữ liệu tự động bằng IoT luôn là ưu tiên hàng đầu khi CĐS. Dấu hiệu này cũng dễ nhận biết.

Tính minh bạch và “sống” của dữ lệu ngày một cao

Có rất nhiều “kẽ hở” khi con người tự thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu không đầy đủ, không chính xác (vì hạn chế vật lý của con người), dễ sửa đổi, làm sai lệch (vì mục tiêu cá nhân, tô hồng báo cáo, tham nhũng.…). Khi thu thập dữ liệu bằng IoT, tất cả những “kẽ hở” đó được lấp kín, dữ liệu đầy đủ và minh bạch. Khả năng thu thập dữ liệu tự động bằng IoT theo thời gian thực (ngay lập tức khi phát sinh vụ việc) tạo ra dữ liệu “sống” mà trước đó, trong quy trình sản xuất thù công – bán tự động, không thể có được. Đây là yếu tố cơ bản kiến tạo nên nền kinh tế thời gian thực (realtime economy). Dữ liệu đầy đủ và minh bạch giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều loại tài nguyên (vật tư, nguyên liệu, lao động, giờ máy chết,…).

Doanh thu tăng, thu nhập tăng

Năng suất lao động tăng và tiết kiệm tài nguyên chắc chắn dẫn đến tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và tăng thu nhập cho người lao động. Đây là tiêu chí mà người lao động kỳ vọng nhất (và để tâm chú ý nhất): nếu làm việc không căng hơn trước mà thu nhập được cải thiện hơn thì chắc chắn doanh thu tăng lên là nhờ doanh nghiệp biết cách ứng dụng khoa học công nghệ có hiệu quả. Là nơi đáng để lao động gắn bó và cống hiến.

Bộ máy trung gian nhỏ dần mà việc vẫn chạy

Khi dùng IoT thu thập dữ liệu và AI để xử lý dữ liệu thì những bộ phận chức năng của bộ máy trước đây cần nhiều nhân lực để thu thập dữ liệu và tính toán như Kế toán, Thống kê, Tài vụ, Thủ kho, Kiểm toán… sẽ dần dần nhỏ lại vì dữ liệu thu thập đã được máy xử lý luôn theo yêu cầu của doanh nghịệp hay theo quy định của nhà nước. Lúc đầu, quá trình “thu nhỏ” này diễn ra khá chậm và tác động đầu tiên ở những khâu có thể tự động hóa sớm như thu ngân, văn thư, thống kê,… sau lan ra dần toàn bộ bộ máy hành chính.

Theo McKinsey, máy móc sẽ thay thế con người theo mức độ khác nhau trong những ngành khác nhau. Ví dụ, trên 90% các công việc kế hoạch, kế toán, kiểm toán, thống kê, công chứng; 85% công việc thiết kế; 75% công việc đào tạo, giảng dạy, 70% việc chăm sóc sức khỏe, 89% việc vệ sinh môi trường,… sẽ do máy đảm nhiệm. Các chuyên gia cho rằng, đến năm 2030, số người làm việc trong bộ máy hành chính giảm đi khoảng 50%. Họ sẽ được bố trí hay giành lấy những công việc mới hấp dẫn hơn vì CĐS lấy đi 1 việc thì sẽ tạo ra 7 việc mới. Như thế, không sợ thiếu việc cho tất cả những ai thật sự nỗ lực và chấp nhận chuyển đổi. Ngược lại, những người không có khả năng đó sẽ bằng mọi cách níu chặt cách làm hiện tại. Tuy nhiên, đã là tất yếu khách quan thì quá trình CĐS không gì cản được.

Hàm lượng ứng dụng khoa học công nghệ ngày một cao

Chuyển đổi số hướng tới sự hình thành một phương thức sản xuất tiên tiến. Vì thế, quá trình này không nhằm hoàn thiện quy trình sản xuất thù công – bán tự động hiện nay mà sáng tạo ra quy trình sản xuất mới, hơn hẳn cả về nội hàm lẫn cách thức vận động. Trong kỷ nguyên khoa học công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay, doanh nghiệp nào tiếp thu và vận dụng được nhiều tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình sẽ vượt lên chiếm thế thượng phong.

Trong số hàng loạt công nghệ nở rộ và phát triển hàng ngày có 3 nhóm công nghệ được xem là quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp, đó là công nghệ xanh (đảm bảo phát triển bền vững), công nghệ tuần hoàn (tiết kiệm tài nguyên) và công nghệ số (nền tảng tạo ra phương thức sản xuất mới với năng suất lao dộng cao vượt trội). Vì thế, các doanh nghiệp triển khai CĐS luôn ưu tiên chú trọng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ này. 

Hàm lượng khoa học công nghệ là thước đo quan trọng biểu hiện cho đẳng cấp của các doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. 

Nhiều người tham gia góp ý và đóng góp sáng kiến hơn

Chuyển đổi số là quá trình tự thân – tự doanh nghiệp phải thực hiện chứ không thể nhờ người khác. Vì thế, những doanh nghiệp chủ động CĐS thường vận động, khuyến khích cán bộ, công nhân của mình đóng góp sáng kiến, cải tiến kỹ thuật đặc biệt là các sáng kiến liên quan đến ứng dụng 3 nhóm công nghệ nêu trên. Lực lượng chủ lực thực hiện CĐS trong doanh nghiệp là các chuyên gia ngành (những người am hiểu nhất về quy trình sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp) dưới sự chỉ huy thống nhất của người đứng đầu doanh nghiệp (thường là chủ doanh nghiệp). Thiếu sự chỉ huy này, CĐS trong doanh nghiệp sẽ diễn ra theo phong trào.

Hiệu quả đầu tư tăng

Rất nhiều doanh nghiệp lo ngại rằng CĐS sẽ tốn kém. Tuy nhiên, nếu chọn đúng phương án CĐS (như tham gia hệ sinh thái sản xuất – kinh doanh số chẳng hạn) thì doanh nghiệp chỉ tập trung đầu tư những gì cần thiết cho mình (ví dụ hạ tầng IoT, Cloud, Kết nối,…) và cần đến đâu đầu tư tới đó không nhất thiết phải đầu tư hoàn chỉnh mới triển khai, những tài nguyên khác dùng chung trong hệ sinh thái.

Với mô hình phát triển cộng sinh (nhà đầu tư cho doanh nghiệp thuê hạ tầng, nền tảng số và chia sẻ doanh thu phát sinh khi doanh nghiệp khai thác hạ tầng theo thỏa thuận ban đầu), các doanh nghiệp có thêm lựa chọn cho quá trình CĐS của mình. Chắc chắn “đi cùng nhau” sẽ đi được xa hơn và chi phí thấp hơn. Hiệu quả đầu tư tăng rõ rệt và có thể đo lường.

Kết luận

Nếu doanh nghiệp không nhận ra dấu hiệu nào như trên thì xin chia buồn: CĐS đã chệch hướng. Nếu thấy lờ mờ hay chỗ thấy, chỗ không: Có thể đã đúng hướng, nên xem lại chỗ vướng để gỡ thì sẽ đi nhanh hơn. Nếu thấy rõ và nhiều dấu hiệu tốt: Xin chúc mừng, doanh nghiệp có thể yên tâm nhưng cần luôn đo lường để điều chỉnh.

Kinh nghiệm: CĐS là quá trình kéo dài hàng chục năm, vì thế, không nên vội khi chưa chuẩn bị kỹ. Chuẩn bị trước tiên là nhận thức. Nếu chưa thật sự hiểu sâu sắc về CĐS thì chưa nên làm vì làm sẽ sai, mà sai thì vừa tốn kém vừa mất tinh thần. Tình trạng phổ biến hiện nay là triển khai CĐS nhưng chưa thật sự hiểu CĐS là gì. Đa số hiểu CĐS giống như tin học hóa nhưng thay vì ứng dụng CNTT thì ứng dụng công nghệ số. Cách hiểu này có thể mang lại một vài kết quả có nét mới nhưng không dẫn đến hình thành phương thức sản xuất số. Theo hướng này, cái mất lớn nhất của doanh nghiệp là mất thời gian và cơ hội.

Thực tiễn cho thấy, khi CĐS nên chủ trương “Nghĩ lớn, làm nhỏ, tiến vững”. Nghĩ lớn là CĐS thành công thì mình phải đạt vị thế nào? Vẽ ra bức tranh tương lai để bao quát hết việc cần làm. Làm nhỏ là bắt đầu từ những việc nhỏ, không tốn nhiều chi phí, nhân lực và thời gian để kiểm chứng, lỡ có sai thì rút kinh nghiệm, nhưng không thiệt hại nhiều, đúng thì mở rộng hơn, đúc kết kinh nghiệm và lan tỏa. Tiến từng bước vững chắc.

Bí quyết: Người đứng đầu doanh nghiệp phải đi trước, phải tìm được phương pháp và công cụ phù hợp với doanh nghiệp mình. Những giải pháp công nghệ tiên tiến, trong tầm tay của các doanh nghiệp đã có mặt ở Việt Nam. Vấn đề là lãnh dạo doanh nghiệp có tìm thấy chúng không và làm cách nào để biến chúng thành động lực cho quá trình CĐS của mình./