Chuyển đổi số trong bán lẻ xăng dầu, khó hay dễ?

Theo quy định của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử phải phát hành ngay khi bán lẻ xăng dầu cho khách tại tất cả các cây xăng. Việc này nếu làm thành công sẽ mang lại những lợi ích to lớn, như kiểm soát được chính xác lượng xăng bán ra hàng ngày trên cả nước, thống kê được mức độ sử dụng xăng dầu theo các nhóm đối tượng khác nhau (xe máy, ô tô,…), xác định được nhu cầu sử dụng xăng dầu ở từng khu vực dân cư.

Vấn đề đặt ra là giải bài toán này như thế nào với các ràng buộc như sau: Lập và gửi hóa đơn bán lẻ xăng dầu theo đúng lượng xăng dầu đã bán ra theo thời gian thực, tự động thống kê lượng xăng dầu đã bán ra tại từng cây xăng theo lũy kế.

Với yêu cầu này, chắc chắn việc con người thu thập dữ liệu để nhập vào phần mềm xuất hóa đơn tài chính là không thể vì con người không thu thập được dữ liệu theo thời gian thực. Vậy, chỉ có một hướng giải duy nhất là tự động thu thập dữ liệu về lượng xăng dầu bán ra bằng IoT và tự động gửi dữ liệu đó cho hệ thống phát hành hóa đơn điện tử, hệ thống này xử lý dữ liệu, phát hành hóa đơn điện tử ngay lập tức. Nói cách khác, nhiệm vụ xuất hóa đơn điện tử bán lẻ xăng dầu chuyển từ phương thức thủ công – bán tự động sang phương thức tự động, hướng tới thông minh hóa. Quá trình này có thể thực hiện bằng nhiều cách. Dưới đây là một trong những cách đó đã được áp dụng thành công tại một số cây xăng ở Hà Nội như sau.

Giải pháp nhỏ gọn trong một chiếc hộp và đã triển khai thí điểm

Mỗi vòi bơm xăng được gắn một thiết bị điều khiển. Thiết bị này có cảm biến đo chính xác lưu lượng xăng bơm cho khách hàng. Ở trạm xăng Mỹ Đình, Hà Nội có 6 trụ xăng, mội trụ có 2 vòi bơm xăng. 12 bộ điều khiển được gắn với 12 vòi bơm xăng này và nối với bộ điều khiển trung tâm. Bộ điều khiển trung tâm gửi dữ liệu bán xăng dầu cho hệ thống xuất hóa đơn điện tử theo thời gian thực. Hệ thống này hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu của Bộ Tài chính.

Giải pháp tưởng như đơn giản này lại là nội dung cốt lõi của quá trình chuyển đổi số. Hệ thống điều khiển giám sát bán lẻ xăng dầu thật chất là một hệ thống vật lý – số (cyber physical system – CPS). Việc áp dụng hệ thống này làm thay đổi hoàn toàn quy trình bán lẻ xăng dầu, xuất hóa đơn ở từng cây xăng: Việc thu thập dữ liệu và phát hành hóa đơn được thực hiện tự động, không có sự can thiệp của con người. Ở mức độ cao hơn, hệ thống có thể đảm nhiệm bán xăng dầu tự động, tự người mua đưa ra yêu cầu, thanh toán online và tự thao tác hoặc giao cho hệ thống, không có người phục vụ.

Các hệ thống điều khiển nói trên sẽ ngày một “thông minh” hơn nhờ tích lũy được nhiều phương án hoạt động thông qua cơ chế học máy. Kết hợp với các camera và các thiết bị IoT khác, hệ thống kết nối dữ liệu bán xăng dầu với biển số xe, từ đó, với chủ phương tiện, bằng lái xe, thẻ thanh toán, nhận diện khuôn mặt của người mua xăng dầu,… phục vụ cho nhiều mục tiêu khác như đo lường lượng xe lưu thông trên cả nước, nhu cầu vận chuyển, đảm bảo an ninh giao thông, phục vụ phòng chống tội phạm,…

Toàn bộ hệ thống điều khiển cho 6 trụ xăng chỉ nhỏ gọn trong một hộp nhỏ

Mở rộng ra, chúng ta có thể hình dung một viễn cảnh chắc chắn sẽ xuất hiện: Mọi hoạt động bán lẻ các loại sản phẩm khác (lương thực, thực phẩm, hàng tiêu dùng, đồ gia dụng,…) đều sẽ được thực hiện tự động tương tự như bán lẻ xăng dầu. Đó là mục tiêu và cũng là đặc thù của nền kinh tế số.

Chi phí đầu tư cao không?

Nhìn vào tương lai này, chúng ta thấy hàng loạt thay đổi sẽ diễn ra: Lực lượng cán bộ thu thuế sẽ giảm vì việc đóng thuế đã chuyển sang trực tuyến, số lượng nhân viên cây xăng giảm, sự minh bạch trở nên rõ ràng (dễ dàng phát hiện nếu có hàng giả), dữ liệu chính xác (vì thu thập tự động), việc phân tích, tổng hợp dữ liệu cũng sẽ được máy đảm nhiệm nên bộ máy (của cả cơ quan chức năng lẫn đơn vị kinh doanh) đều sẽ trở nên nhỏ, gọn, linh hoạt hơn…

Đến đây, nhiều người sẽ hỏi: Chi phí thực hiện việc này có cao không? Câu trả lời rất đơn giản: Cao hay không là do đơn vị kinh doanh xăng dầu chọn phương án nào. Có phương án yêu cầu chi phí cao (chủ yếu là các phương án đầu tư trực tiếp), có thể tới cả trăm triệu đồng cho một trạm xăng, cũng có phương án chi phí thấp (ví dụ thuê dịch vụ) và cũng có phương án không cần chi phí (thỏa thuận tỷ lệ chia sẻ lợi nhuận (ít nhất là từ những khoản tiết kiệm được) giữa đơn vị kinh doanh xăng dầu và nhà cung cấp giải pháp, bên đơn vị công nghệ sẽ tự đầu tư phần của mình). Phương án cuối cùng được nhiều chuyên gia đánh giá cao vì nó đồng thời phản ánh hai khía cạnh quan trọng của kinh tế chia sẻ (sharing economy) và kinh tế số (digital economy).

Đây cũng là nội dung trọng tâm trong quá trình chuyển đổi số ở các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu. Một khi đã thu thập được chính xác dữ liệu phát sinh khi bán lẻ xăng dầu thì mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu. Trong thực tế, có thể biến một trạm xăng (trung bình 10 trụ bơm xăng, dầu) bình thường thành một trạm xăng số có khả năng hoạt động như trên trong thời gian tối đa 1 tuần.

Như vậy, để khởi động chuyển đổi số, thực sự không mấy khó khăn nếu chúng ta chọn đúng giải pháp./.