Chuyển đổi số tại Ban Quản lý các khu công nghiệp, những điều cần lưu ý

Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh (BQL) là cơ quan trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước trực tiếp đối với các khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh, quản lý và tổ chức thực hiện chức năng cung ứng dịch vụ hành chính công và dịch vụ hỗ trợ khác có liên quan đến hoạt động đầu tư và sản xuất, kinh doanh cho doanh nghiệp trong KCN trên địa bàn tỉnh.

Chuyển đổi số tại BQL là quá trình chuyển đổi phương thức hoạt động của BQL nhằm thực hiện tất cả các chức năng trên dựa trên ứng dụng công nghệ số. Dưới đây là những hoạt động cụ thể.

1.Cung cấp dịch vụ công số

Cung cấp dịch vụ công số là chức năng tiêu biểu nhất của BQL với tư cách là một cơ quan chức năng của bộ máy chính quyền số. Các dịch vụ công (DVC) truyền thống được chuyển đổi thành DVC số theo hướng thông minh hóa các quy trình hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) của BQL, cụ thể là ứng dụng công nghệ số để tự động xử lý một số công đoạn hay toàn bộ từng quy trình quản lý. Tỷ lệ số công đoạn được xử lý tự động trên tổng số các công đoạn tương ứng với độ trưởng thành số của BQL.

Khi mới bắt đầu chuyển đổi, với độ trưởng thành số thấp, người ta thường sử dụng trợ lý số để hướng dẫn các doanh nghiệp cách thức sử dụng các DVC bằng những đoạn video ngắn hay cơ chế tra cứu đơn giản. Ở mức cao hơn, các DVC số được cung cấp 24/7 và luôn tương tác với các DN để nhận được phản hồi từ phía người sử dụng DVC để hoàn thiện chất lượng dịch vụ. Theo thời gian, các DVC số dần hoàn thiện và ngày càng “thông minh” hơn.

2.Tổ chức cung cấp các dịch vụ số khác

Ngoài DVC, doanh nghiệp còn cần sử dụng nhiều dịch vụ số khác như bảo hiểm, tài chính, ngân hàng, logistics, thương mại, hải quan, chuyển giao công nghệ, đào tạo số,… Vì vậy, BQL cần tổ chức cho các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cung cấp các dịch vụ này cho các DN trong các KCN. Tính đa dạng và chất lượng của các dịch vụ số này là một trong các tiêu chuẩn để nhà đầu tư lựa chọn KCN.

Mô hình tiêu biểu nhất cho hướng phát triển này là các dịch vụ được cung cấp trên các nền tảng số cho các DN sử dụng với chi phí cạnh tranh.

3.Quản lý nhà nước dựa trên ứng dụng công nghệ số

Ứng dụng công nghệ số giúp sáng tạo ra những mô hình quản lý hoàn toàn mới, tạm gọi là các quy trình quản lý số (digitalized processes). Ví dụ, trong một số lĩnh vực như sau:

• Quản lý môi trường: Dữ liệu về trạng thái môi trường (bụi trong không khí, nước thải, chất thải,…) được thu thập tự động bằng các thiết bị IoT theo thời gian thực và được gửi lên cloud. Tại đây, dữ liệu được xử lý và tự động cập nhật bản đồ trạng thái môi trường trong toàn KCN. Như vậy, BQL nắm được chính xác trạng thái môi trường trong từng KCN, chi tiết tới mức DN nào thải ra môi trường chất thải nào, với khối lượng là bao nhiêu, vào thời gian nào?… Ở những KCN có hệ thống xử lý chất thải tập trung, từ dữ liệu chi tiết về loại và khối lượng chất thải do các thiết bị IoT cung cấp, hệ thống tự động kích hoạt phương án xử lý phù hợp một cách thông minh.

• Quản lý lao động: Dữ liệu về lao động trong các KCN luôn luôn là mối quan tâm hàng đầu của các BQL. Tuy nhiên, từ trước đến nay, hầu như không thể thu thập được dữ liệu chính xác về đối tượng này mà phần lớn trông vào báo cáo của các đơn vị sử dụng lao động thường mang tính hình thức. Ứng dụng công nghệ số, việc này có thể thực hiện được dễ dàng bằng nhiều cách. Ví dụ sử dụng thẻ lao động thông minh có ID riêng cho mỗi cá nhân, người lao động sử dụng điện thoại di động quét mã QR trong công việc hàng ngày (phục vụ chấm công, giám sát quy trình sản xuất,…), cân sức khỏe định kỳ,… Dữ liệu được tự động thu thập để phục vụ người lao động cả về vật chất (như cung cấp nhu yếu phẩm theo kênh “căng tin số” áp dụng mô hình D2C), lẫn tinh thần (như các chính sách hỗ trợ và bảo vệ người lao động). CĐS phải mang lại lợi ích rõ rệt cho người lao động. 

• Quản lý xuất nhập khẩu: Việc quản lý XNK trở nên đơn giản hơn nhiều khi chuyển đổi số vì từ yêu cầu của thị trường, tất cả mọi sản phẩm đều buộc phải cho phép truy xuất nguồn gốc hàng hóa (từ nguyên liệu đầu vào đến quy trình sản xuất). Áp dụng nguyên tắc tự động đóng dấu thời gian (time stamp) và đóng dấu không gian (position stamp) lên sản phẩm là phương pháp mang lại nhiều lợi ích: vừa chống hàng giả vừa thuận tiện cho việc theo dõi sản phẩm từ khi sản xuất ra đến khi tới tay người tiêu dùng. Với khả năng này, hệ thống có thể tự động tổng hợp trạng thái XNK của các DN trong từng KCN theo thời gian thực một cách đơn giản.    

• Nâng cao chất lượng môi trường đầu tư kinh doanh: Khi chuyển đổi số, môi trường đầu tư kinh doanh được nâng lên tầm cao hoàn toàn mới: Các chính sách của nhà nước, các thủ tục hành chính được cải cách, tình hình phát triển hạ tầng, cung ứng lao động,… đều được cập nhật và tương tác với nhà đầu tư và DN 24/7 trên nền tảng số theo cơ chế minh bạch và thuận tiện. Lúc này, nhà đầu tư trở thành một bên tham gia phát triển môi trường đầu tư kinh doanh chứ không chỉ là đối tượng thụ hưởng như trước. Nhờ ứng dụng công nghệ số, mọi vấn đề có thể kết nối, xâu chuỗi với nhau một cách logic. Nhờ thế, mọi vấn đề phát sinh đều có thể giải quyết nhanh chóng.     

Tạm kết

CĐS ở BQL không phải việc ứng dụng CNTT để cải tiến, hoàn thiện quy trình quản lý cũ mà là ứng dụng công nghệ số để kiến tạo và vận hành những quy trình quản lý mới hiệu quả hơn gấp bội. Phân tích ở trên cho thấy triển khai CĐS không phải là việc khó khăn vì nếu có phương pháp và công cụ phù hợp thì BQL có thể triển khai nhanh chóng những việc mà trước đó không thể thực hiện (tiêu biểu như quản lý theo thời gian thực). Ở thời điểm khởi đầu, khó khăn nằm ở nhận thức và sự quyết tâm thay đổi thói quen làm việc.

Là cơ quan chịu trách nhiệm về sự phát triển của các KCN, BQL không chỉ cần CĐS các hoạt động quản lý của mình mà còn cần phải trở thành “nhạc trưởng” của chương trình xây dựng các KCN số. Đó là nhiệm vụ quan trọng và vinh quang của BQL các khu công nghiệp trong cả nước.