BYOD – 2013 sẽ được đón nhận nhiệt tình hơn

Năm 2012 chứng kiến nền kinh tế toàn cầu hồi phục chậm chạp. Có người nói rằng chi tiêu dành cho CNTT năm tới sẽ tăng lên, người nói giảm. Một số khác cho rằng các doanh nghiệp gia công phần mềm sẽ cắt giảm nhân viên, nhưng có người lại bảo doanh nghiệp đó sẽ không bị ảnh hưởng. Nhưng có một điều chắc chắn rằng xu hướng BYOD (Bring your own device) đã có những bước đệm cần thiết để thực sự được đón nhận rộng rãi trong năm 2013.

Thuận lợi và khó khăn

BYOD đại diện cho bộ mặt mới của tiêu dùng hóa CNTT, nơi các nhân viên sử dụng máy tính bảng, điện thoại thông minh của mình để làm việc thay vì dựa hoàn toàn vào máy tính để bàn, máy tính xách tay do doanh nghiệp cấp – xóa nhòa ranh giới cá nhân và công việc. Xu hướng này đem đến cho doanh nghiệp những lợi ích rõ ràng như giảm chi phí, tăng năng suất lao động và có được sự hài lòng của nhân viên. Ví dụ, mỗi nhân viên có thể gửi email, đọc thêm tài liệu và nhanh chóng đáp lại khách hàng và đồng nghiệp ở tất cả các thời điểm trong tuần. Còn nhược điểm thì có phải kể đến việc yêu cầu hệ thống hỗ trợ của doanh nghiệp bắt  kịp với sự gia tăng chuyển đổi nền tảng của nhân viên, phải đối mặt với những cuộc tấn công, có nguy cơ bị phơi bày dữ liệu bí mật và xung đột quyền lợi.
 

Trong những năm qua, các doanh nghiệp đã phải vật lộn với xu hướng BYOD, cố gắng để giảm thiểu số thiết bị di động phải hỗ trợ và chi phí cước trong khi bảo vệ hệ thống doanh nghiệp khỏi những thiết bị nằm ngoài tầm kiểm soát. Về phía nhân viên, họ miễn cưỡng bằng lòng với các giải pháp BYOD theo dạng MDM (Mobile Device Management) chủ yếu là do thiếu nhận thức đúng đắn về sự riêng tư giữa hai phía.
 

Năm 2012 cho thấy một sự quan tâm ngày càng nhiều hơn trong các lĩnh vực như làm việc từ xa, bảo đảm an toàn dữ liệu, chia sẻ thông tin, công cụ hợp tác, quản lý tài nguyên, sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc và trên tất cả, cho phép nhân viên làm việc ở bất cứ đâu và theo kiểu thế nào mà họ muốn. Xu hướng này được gọi là “thống nhất không gian làm việc”, cho phép các doanh nghiệp áp dụng triết lý “sử dụng mọi thứ của riêng bạn – BYOE”. Cho dù các nhân viên sử dụng máy tính bảng hay điện thoại di động, cách tiếp cận trên cho phép họ làm việc trên bất cứ thiết bị họ thích và ở bất cứ vị trí nào. Việc bám dính ở các văn phòng ngày càng trở nên lỗi thời cũng như việc con người ngày càng trở nên phụ thuộc vào công nghệ. 
 

Một trong những đặc trưng rõ ràng là việc các doanh nghiệp ban đầu cần có những chính sách và cấu trúc phù hợp với một không gian làm việc hiện đại. Việc bạn có thể bắt đầu xử lý công việc ở bất cứ chỗ nào cho thấy khái niệm “phòng làm việc” đang thay đổi nhanh chóng – đó không là cái góc bàn đặt máy tính quen thuộc. Nơi làm việc hiện nay bao gồm hàng loạt các thiết bị được nhân viên sử dụng để truy cập thông tin và xử lý công việc hiệu quả. Cụ thể, họ nhận được quyền truy cập vào nguồn tài nguyên của doanh nghiệp, tận dụng các công cụ hợp tác làm việc và trao đổi với các đồng nghiệp khác khi cần. Vào năm 2013, các doanh nghiệp sẽ hướng đến một môi trường làm việc thống nhất nhằm cung cấp một trải nghiệm làm việc tương đương với một địa điểm cố định – được tạo ra bằng cách kết nối liền mạch giữa các nhân viên dựa trên thông tin thu thập được.
 

An ninh mạng giờ là mối quan tâm hàng đầu của các giám đốc CNTT và nếu xu hướng BYOD/BYOE được giải quyết cẩn thận, vấn đề an ninh sẽ đỡ đau đầu hơn nhiều. Trong nhiều cách, đó chính là việc triển khai công nghệ phù hợp, đào tạo nhân viên và nhanh chóng thích nghi với nhu cầu của lực lượng lao động. Tất nhiên là nói lúc nào cũng dễ dàng hơn nhưng đây sẽ là những ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp khi mà thách thức sẽ tăng lên với việc chấp nhận BYOD phổ biến vào năm 2013.
 

Bỏ những lo ngại phía sau
 

Những câu chuyện đáng buồn trong năm 2012 đã dạy chúng ta một điều, đó là tầm quan trọng của việc tạo ra một chính sách về quyền và nghĩa vụ của nhân viên. Cụ thể đó là quyền khóa/xóa dữ liệu trên thiết bị nếu mất hay quyền riêng tư trên một thiết bị chia sẻ. Kèm theo đó là những chính sách hay quy định về việc sử dụng thiết bị, các khoản phát sinh có mức giới hạn cụ thể. Người lao động mong muốn có được cảm giác tự mình kiểm soát, hơn là bị bám dính bởi các chính sách và thủ tục mà họ cho là quá hạn chế. Tiếp đó hay theo dõi các chi phí nhằm mục đích: xem xét tính đúng đắn của mô hình triển khai và đảm bảo nhân viên thực hiện đúng kế hoạch, kịp thời phát hiện những hành vi lạm dụng hoặc những hoạt động sai trái/bất hợp khác. 
 

Với tốc độ dịch chuyển của công nghệ, cùng những nền tảng đã được thiết lập cho BYOD trong năm 2012, rõ ràng tỷ lệ chấp nhận BYOD/BYOE và môi trường làm việc hiện đại sẽ tăng lên. Không chỉ chú trọng ở các thiết bị đầu cuối, các doanh nghiệp sẽ để mắt đến các ứng dụng và kết nối internet tin cậy hơn. Với một thị trường các thiết bị di động đang phát triển mạnh mẽ, các nhân viên có những kỳ vọng lớn lao hơn đối với những “công cụ” này. Họ muốn có một trải nghiệm hấp dẫn phù hợp với các thiết bị của họ – đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần đầu tư cho xây dựng ứng dụng. Các cửa hàng ứng dụng doanh nghiệp sẽ được phát triển mà chỉ có nhân viên mới có thể truy cập, giúp việc theo dõi và chuyển giao nội dung được dễ dàng hơn. Ví như chúng ta sẽ có những trình duyệt thay thế cho Firefox và Chrome để truy cập ứng dụng nền web hay các trang nội bộ, kéo theo là các plugin và phần mở rộng. Các dịch vụ đám mây như TeamViewer cũng được thiết kế để làm việc thông qua các bức tường lửa của doanh nghiệp, tương tự với mạng xã hội, nhắn tin tức thời – sử dụng một giao diện người dùng không nhàm chán với phần lớn nhân viên. Mục tiêu là cho phép  nhân viên truy cập dữ liệu theo cùng một cách như là họ truy cập dữ liệu cá nhân, với cách thức tương tự nhằm tạo nền sự liền mạch. Đồng thời cùng lúc đó daonh nghiệp vẫn có thể kiểm soát tài khoản, kiểm toán khả năng, duy trì an ninh và các quản trị viên cũng có thể theo dõi và xóa những dữ liệu cụ thể trên từng thiết bị mà không động vào dữ liệu cá nhân.
 

Có nhiều cách để triển khai BYOD, tùy thuộc vào định hướng của doanh nghiệp như kiểm soát nghiêm ngặt hoặc tiếp nhận đầy đủ sự “hỗn loạn”. Ngoài ra, còn có một cách tiếp cận khác là “triển khai theo mong muốn” đòi hỏi các doanh nghiệp nói chuyện với nhân viên của họ, tìm hiểu những gì họ muốn sử dụng và tại sao? Cho dù thế nào đi nữa thì cũng cần đạt được mục tiêu: người sử dụng lao động giữ lại sự kiểm soát thiết bị nhưng trao quyền cho nhân viên để họ sử dụng theo ý họ. Chỉ có thế thì chi phí mới được tối ưu hóa thông qua việc thiết bị/hệ điều hành/ứng dụng được xem xét và chấp thuận bởi chính các nhân viên. 
 

Nhớ khi máy tính xách tay xâm nhập vào môi trường kinh doanh. Những lo ngại phổ biến như: “Chúng không an toàn”, “Chúng ta không biết mọi người làm gì trên chúng” – giờ thì các thiết bị di động như máy tính bảng và điện thoại thông minh đã thay thế vào vị trí đó. Sự linh hoạt sẽ tạo ra những khả năng mới cho môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp trong tương lai và chúng ta sẽ còn được chứng kiến nhiều xu hướng hứa hẹn vượt qua cả BYOD nhờ quá trình tiến hóa.
 

Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng, cách con người tham gia và đạt được hiệu suất cao phụ thuộc rất nhiều vào bản thân, tính cách họ, chứ không phải là sự phản ánh các thiết bị họ sử dụng. Thông báo to và rõ ràng nhất của năm 2012 là: nhân viên muốn sử dụng một thiết bị di động của họ để làm và chơi –  doanh nghiệp tốt hơn là nên cho phép họ như thế nếu không muốn bỏ lỡ cơ hội có thêm những giờ làm việc từ xa hay kiểm soát việc truy cập dữ liệu. BYOD vẫn chưa dừng lại với hình thức hiện tại của nó nhưng không thể phủ nhận thành tựu nó đạt được là việc mãi mãi thay đổi cách thức mọi người làm việc. Do đó, việc nắm rõ xu hướng và các biến thể của BYOD để từ đó thiết lập kế hoạch cho năm 2013 sẽ giúp bạn đi trước một bước – một bước dài trong cuộc chơi lớn hơn là “tiêu dùng hóa CNTT”.

Tuấn Ngọc

Tin học & Đời sống 169+170 – Tháng 1+2. 2013