Đưa thư điện tử lên những đám mây

Một dịch vụ email tốt là điều cần thiết cho hầu hết các doanh nghiệp và tại sao không để cho người khác quản lý chức năng này và giải phóng nguồn lực CNTT cho những dự án trọng tâm khác. Nếu đồng ý với quan điểm này, bạn nên bắt đầu xem xét việc xây dựng một dịch vụ email ứng dụng điện toán đám mây cho doanh nghiệp của mình.

 

Tiết kiệm hơn khi dịch vụ email lên mây

Đối với các doanh nghiệp, nhất là khi hoạt động với quy môt lớn thì một phần không nhỏ trong ngân sách của họ được chi cho việc duy trì và quản lý một hệ thống email. Không chỉ phục vụ liên lạc cho hàng trăm, hàng ngàn nhân viên, dịch vụ email với hệ thống máy chủ và các phần mềm bổ sung còn làm các nhiệm vụ khác như chặn thư rác, quét vi rút/phần mềm độc hại, gửi báo cáo tự động, thông báo lịch… Điều này gây ra những khó khăn trong việc dự kiến chính xác số tiền cần bỏ ra cho doanh nghiệp và dẫn đến các tranh cãi nội bộ ở bộ phận CNTT khi nói đến tăng cường ngân sách cho những cải tiến. Trong những năm qua, bản chất của dịch vụ email là không có nhiều thay đổi đột biến, vẫn là dựa trên các giao thức mạng và người dùng tương tác với dữ liệu trên máy chủ trông qua phần mềm đầu cuối. Tuy nhiên, dịch vụ email truyền thống đang phải đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ của những công cụ mới nổi khác như mạng xã hội hay hội nghị truyền hình. Thay vì coi email như một đối tượng phát triển năng động, bạn hãy nghĩ về nó như một sản phẩm hỗ trợ làm việc tận tụy. Từ đó, chúng ta sẽ triển khai email như một chiến dịch hợp nhất, gồm các tác vụ như nâng cấp/vá lỗi, cài đặt tiện ích bổ sung, quản lý chứng thực xuyến suốt hạ tầng mạng của doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng là cắt giảm tối đa chi phí vận hàng và hỗ trợ nhanh chóng cho các nhân viên khi cần.

Các chi phí liên quan đến dịch vụ email không chỉ là phần cứng hay phần mềm, đó còn là số tiền bỏ ra để các nhân viên có thể sử dụng (đào tạo và hỗ trợ truy cập di động). Số lượng nhân viên đông kéo theo tổng chi phí không nhẹ trên ngân sách đầu tư của doanh nghiệp. Về cơ bản, việc triển khai hợp nhất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hỗ trợ lập kế hoạch với các gói thuê bao cố định từ nhà cung cấp dịch vụ, tiến tới dịch vụ theo yêu cầu và phục vụ lai hóa. Lợi ích nổi bật nhất mà điện toán đám mây có thể cung cấp là việc loại bỏ việc nâng cấp, cài đặt tiện tích bổ sung hay các bản vá cho phần mềm. Nhân viên quản trị sẽ phải đối mặt với một số trường hợp như mất điện hay các lỗi không lường trước được nhưng bằn cách triển khai tại nhiều nơi khác nhau sẽ làm giảm số người bị ảnh hưởng trong trường hợp này. Một kết quả tương tự có thể đạt được bằng cách duy trì nhiều máy chủ ở trung tâm dữ liệu nhưng hãy nghĩ về vấn đề chi phí cho tất cả những thứ đó.

Không chỉ riêng bộ phận CNTT mà các thành phần khác của doanh nghiệp cần tập trung càng nhiều càng tốt vào những dự án mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Email là một thứ cần thiết nhưng việc quản lý nó không thực sự gia tăng nhiều giá trị cho doanh nghiệp một cách trực tiếp. Do đó, bằng cách loại bỏ yếu tố phần cứng liên quan đến dịch vụ email, mọi ngườt sẽ tập trung hơn cho phần mềm.

Khả năng mở rộng và phân phối tài nguyên linh hoạt là điều thường được nhắc đến khi nói về những đám mây, điều này cũng đúng với một dịch vụ email và càng có ý nghĩa hơn khi áp dụng trên quy mô lớn. Ngoài ra, mức chi phí cố định bỏ ra theo chu ký sẽ tốt hơn việc nó biến thiên theo thời gian, giúp doanh nghiệp hoạch toán kinh doanh hợp lý, sử dụng tiền một cách khôn ngoan nhất có thể cho những dự án mới.

Chọn dịch vụ email ứng dụng điện toán đám mây phù hợp

Một khi đã quyết định tiến hành di chuyển dịch vụ email của doanh nghiệp lên nền tảng của một nhà cung cấp dịch vụ, điều tiếp theo bạn cần làm là xem lại những mảnh ghép của dịch vụ. Đó là hòm thư, tin nhắn lưu trữ, tin nhắn lọc, email trên di động, bảo mật, khắc phục thảm họa. Thêm vào đó hãy suy nghĩ về những gì mà những nhân viên cần truy cập tới, có thể đây không phải là lần đầu tiên nhưng vẫn cần thiết.

Một cách triển khai ở quy mô lớn luôn được các nhà cung cấp dịch vụ hứa hẹn thực hiện một cách dễ dàng. Tuy nhiên hay bắt đầu một cách cẩn thận ở quy mô nhỏ và vừa, bởi điều này mang lại hiệu quả cao hơn. Tùy thuộc vào lượng công việc mà bạn giao phó cho nhà cung cấp dịch vụ mà ta có 3 cách triển khai: toàn bộ, lai và song song. Đầu tiên, toàn bộ nghĩa là cách tiếp cận mà toàn bộ dữ liệu của bạn và máy chủ chạy phần mềm quản lý tương ứng. Còn cách thứ hai là các thành phần chủ chốt của dịch vụ email được chạy trên mây còn các thứ khác hoạt động tại trung tâm dữ liệu của bạn. Cuối cùng là cách tiếp cận song song, cũng là cách phức tạp nhất. Hãy hình dung về việc bạn chạy hai dịch vụ đồng thời cả ở trên mây và cục bộ, trong đó hệ thống email có tính năng phong phú, độ bảo mật cao dành cho các giám đốc còn các nhân viên sẽ hài lòng với hệ thống email nền đám mây. Còn về tên các nhà cung cấp dịch vụ, thực sự là rất đa dạng với hàng loạt gói thuê bao mà họ đưa ra. Khi đánh giá các ứng viên, bạn hãy nhớ: một là quyết định cách triển khai mà doanh nghiệp bạn sẽ thực hiện và hai là những thành phần mà nhà cung cấp thực sự có thể đáp ứng. Vấn đề thứ hai có thể được hiểu gần như việc có một chính sách giá cả rõ ràng và minh bạch.

Ngoài hai điều ghi nhớ cơ bản này, tùy điều kiện cụ thể mà bạn có thể mở rộng yêu cầu nhắm tìm được một nhà cung cấp dịch vụ email ứng dụng điện toán đám mây phù hợp nhất. Hy vọng đây sẽ là bước đi khởi đầu vững chắc cho doanh nghiệp trong quá trình mây hóa nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như tăng cường tính cạnh tranh trong một môi trường năng động như hiện nay.

Mạnh Tuấn
Tin học & Đời sống 167 – Tháng 11.2012