Những điều kiện quan trọng để triển khai hiệu quả mô hình làm việc Work From Anywhere

Ngày 5/8, tập đoàn FPT và Base.vn phối hợp cùng Đại học Hawaii tổ chức Hội thảo "Work from anywhere - Vietnam future office" (Làm việc ở bất cứ đâu - Mô hình vận hành trong tương lai), nhằm kết nối các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để trao đổi về việc áp dụng mô hình làm việc tại mọi nơi Work From Anywhere một cách hiệu quả trước, trong và sau tiêm chủng toàn quốc.

Tập trung vào các mô hình vận hành phục hồi, kinh doanh không gián đoạn

GS. TS Bùi Tùng – Giám đốc điều hành chương trình MBA cấp cao của trường Kinh doanh Shidler, Đại học Hawaii tại Việt Nam nhận định, nhờ Covid-19 cả thế giới hiểu được cần áp dụng CNTT trong vận hành kinh tế xã hội. Covid-19 buộc các công ty phải tổ chức làm việc từ xa, tại Mỹ 83% các công ty bắt buộc làm việc từ xa.

Trong số hơn 358 doanh nghiệp Việt Nam vừa được khảo sát, đã có 38% bắt đầu sử dụng mô hình nửa văn phòng nửa làm việc từ xa, 27% giảm số lượng nhân viên làm việc trong văn phòng, và chỉ 8% chưa công nhận làm việc từ xa có hiệu quả. Như vậy đã có một sự thay đổi đáng kể vì trong quý 4 năm 2020, kết quả khảo sát cho biết đa số các công ty vẫn muốn nhân viên làm việc tại công ty, chỉ 11% khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà.

Nhưng để làm việc từ xa hiệu quả cần có sự hỗ trợ của CNTT để quản lý luồng công việc. Nghiên cứu cũng đã chỉ ra những điều kiện quan trọng cho làm việc từ xa, bao gồm phải có phương thức liên lạc tối ưu hóa, công nghệ tốt và tư duy của công ty (hỗ trợ tinh thần, động viên những người làm việc từ xa).

Thế giới đang sống trong thời điểm có nhiều thay đổi, khó có thể tính toán trước được, gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, nhất là với sự xuất hiện của Covid-19. Theo GS. TS Bùi Tùng, chúng ta nên thay đổi chiến lược của công ty. Nếu trước đây thường tập trung vào hiệu quả tăng trưởng thì nay sẽ phải tập trung vào các mô hình vận hành phục hồi, kinh doanh không gián đoạn.  

Trước khi nghĩ đến CNTT, làm việc ở bất cứ đâu (WFA) doanh nghiệp cần nghĩ đến thay đổi mô hình kinh doanh của mình, đề xuất một giá trị mới để thích ứng với tình huống hiện tại. Chẳng hạn nhà hàng đóng cửa vì Covid-19 thì nghĩ đến việc đầu bếp mang thức ăn đến tận nhà, hoặc thay vì ngồi chờ bệnh nhân đến khám chúng ta triển khai khám trực tuyến, hoặc các huấn luyện viên chuyển sang dạy online khi trung tâm thể dục đóng cửa.

Bất cứ lĩnh vực nào, từ sản xuất xe khách, địa ốc đều có thể thay đổi mô hình kinh doanh dựa vào công nghệ. Doanh nghiệp cũng nên tận dụng tất cả các công nghệ để thay đổi mô hình kinh doanh, bởi mục tiêu không phải là công nghệ mà là tìm được mô hình kinh doanh tốt nhất giải quyết được nhu cầu của khách hàng. 

Trước khi triển khai WFA, doanh nghiệp cũng cần phải hình dung đến một mô hình quản trị nhân sự. Trong quá khứ, khi nói đến nhân sự chỉ nghĩ đến chi phí và năng suất lao động. Nhưng ngày nay điều cần là làm sao đào tạo con người có những kỹ năng thích nghi với hoàn cảnh mới. Quản trị nhân sự vì vậy cần tập trung vào kỹ năng hơn là vai trò. 

Chiến lược WFA làm việc ở bất cứ nơi nào hiệu quả nhất bao gồm các mô hình sau: Mô hình WFH – Làm việc tại nhà; Mô hình satellite office – văn phòng vệ tinh thuộc công ty; Mô hình Neighborhood – văn phòng chia sẻ; Mô hình Mobile worker – làm việc di động.

Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng làm việc từ xa thì phải tạo ra được văn hóa để mọi người sẵn lòng làm việc từ xa. Trước khi cho nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp nên tạo cho họ các kỹ năng công nghệ và kỹ năng làm việc để họ có thể chủ động làm việc được. WFA cần có công nghệ sẵn sàng, sự đồng thuận và vai trò truyền cảm hứng, động viên của người lãnh đạo. Nếu hội tụ được các điều kiện như đã đề cập (tạo được kỹ năng tốt, văn hóa, công nghệ tốt) thì năng suất công việc vẫn tăng trưởng rất tốt. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý, đầu tư vào CNTT không phải đầu tư vào công cụ mà là để thay đổi mô hình và giá trị kinh doanh.

Phải cho khách hàng thấy doanh nghiệp luôn đổi mới dù trong đại dịch

Chia sẻ sự khủng hoảng ngay chính doanh nghiệp mình khi bùng phát dịch, ông Phạm Duy Phúc, Tổng Giám đốc Công ty TNHH MTV Viễn thông Quốc tế FPT (FTI, thuộc FPT Telecom) cho biết khi dịch ập đến mọi thứ đều trở nên bị động. FTI gặp nhiều khó khăn trong việc thu hút và giữ chân khách hàng, đặc biệt trong ngành giáo dục, du lịch vốn bị ảnh hưởng nặng nề của đại dịch. Song do thích ứng nhanh, ngay từ năm 2020 công ty đã quyết tâm số hóa toàn bộ quy trình hoạt động, tiến hành tái cấu trúc tổ chức và mô hình kinh doanh phù hợp với tình hình mới và đã thu nhận được kết quả tốt.

Bên cạnh đó, FTI xác định tài sản lớn nhất chính là con người, nhân sự, phải đảm bảo an toàn cho nhân viên để khi họ gặp vấn đề có thể được hỗ trợ ngay. Đầu tháng 5 vừa qua, công ty đã thành lập ban chỉ đạo khi nhân sự bị nhiễm bệnh phải đi cách ly sẽ có người hỗ trợ, quy trình khi gặp vấn đề cần liên lạc ai, hỗ trợ như thế nào (cả về tinh thần và vật chất), xây dựng quỹ đóng góp tự nguyện, động viên tinh thần, giữ mối liên lạc với nhân viên…

Làm việc tại nhà để đạt hiệu quả cao, theo ông Phúc cần đặt ra kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên (giao việc phải rất cụ thể, kết quả đạt được là gì), đồng thời phải phản hồi nhanh chóng cho nhân viên, hỗ trợ cho họ kịp thời, đặc biệt phải tin tưởng nhân viên. 

Có 5 công việc quan trọng mà FTI đã đặt ra thực thi trong mùa dịch. Đó là Kiểm soát tài chính, đánh giá lại khách hàng, nhà cung cấp; Số hóa quy trình, chuyển đổi số để mọi hoạt động vẫn diễn ra bình thường (sử dụng hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, chữ ký số…); Thay đổi mô hình kinh doanh chuyển dịch cung cấp dịch vụ cho các hộ kinh doanh cá thể, đào tạo marketing online cho toàn bộ nhân viên kinh doanh; Làm mới hình ảnh công ty, cho khách hàng thấy được công ty liên tục đổi mới, đưa ra các sản phẩm mới sáng tạo cho khách hàng; Tăng cường đào tạo sản phẩm dịch vụ, trao đổi các ý tưởng kinh doanh vận hành mới.

Chuyển đổi số, bảo đảm quy trình công việc vẫn trôi chảy như thường ngày

Tại hội thảo, ông Nguyễn Bằng, Giám đốc nhân sự 365 Group đã chia sẻ sử dụng công nghệ và nhiều phần mềm khác nhau để bảo đảm hoạt động thường ngày, trong đó có các giải pháp của Base. Cụ thể, để quản lý nhân sự trong giai đoạn dịch (Base HRM đã giúp giải quyết được từ 60-70% hạng mục công việc, nhân viên thấy được giá trị ứng dụng CNTT, có thể làm việc và chấm công tại nhà), làm sao vẫn duy trì và đạt được các mục tiêu, dự án mới (Base Workflow cải thiện 70-80% công việc), truyền thông và quản trị thông tin nội bộ dễ dàng và liền mạch với Base info, hay tuyển dụng với Base E-Hiring giúp tiết giảm được 60% lượng công việc nhờ tự động hóa, hoặc gửi công văn cho nhân viên với Base Office… Tuy nhiên để triển khai các giải pháp Base dễ dàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sẵn hệ thống quy trình.

Đánh giá về khó khăn và lợi thế của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tiếp cận công nghệ, ông Trần Văn Viễn, Đồng sáng lập, Giám đốc khu vực phía Nam Base.vn cho rằng, doanh nghiệp nhỏ có hạn chế về nguồn lực và tài chính song khả năng xoay chuyển nhanh và linh hoạt, đó chính là lợi thế lớn của họ. Ở Việt Nam đôi khi có sự nhầm lẫn về chuyển đổi số và số hóa. Chuyển đổi số cần nhiều thời gian và tiền bạc. Công ty nhỏ thì dễ dàng chuyển đổi số hơn vì có thể khi sinh ra đã chuyển đổi số rồi. Điều khó khăn nhất chính là tính hệ thống hóa, bởi tính cấu trúc trong doanh nghiệp nhỏ chưa thực sự ổn định. Vì muốn chuyển đổi số đầu tiên phải cấu trúc hóa hệ thống, sau đó mới tới số hóa, tự động hóa và thông minh hóa.